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Pourquoi le one to one est l’arme absolue du manager ? ​

Le management repose sur un pilier principal : La confiance. Si vous n’avez pas confiance dans l’autre, comment avancer ensemble ? Selon moi, c’est une équation impossible à résoudre.

La confiance est une valeur nécessairement réciproque. C’est la base d’une relation fructueuse. Pour construire de la confiance, une bonne communication est indispensable.

C’est toujours le même constat avec les managers que j’accompagne. Le manque de confiance est souvent dû à un manque de communication.

Et en conséquence, la productivité est en baisse. La réussite d’une société tient beaucoup dans l’engagement et la productivité de ses collaborateurs. A 30% de leur capacité de travail, le même travail vous coûtera trois fois plus cher. Alors comment instaurer de la confiance et de la motivation chez le collaborateur ? Le one to one est une arme redoutable.

Pourquoi le one to one est un puissant outil de management ?

Avant toute chose, il faut comprendre que le one to one est un outil. LinkedIn ne fait pas de Networking pour vous. C’est un outil qui vous facilite cette tâche. Il en va de même pour le one to one. Vous devez croire à certaines valeurs. C’est un investissement en lequel vous devez croire. J’ai déjà conseillé cette méthode à des personnes qui n’y croyaient pas du tout. Bien évidemment, cela n’a rien changé.

Il faut croire et vouloir que l’autre s’améliore. Il faut penser que la meilleure manière d’avancer, c’est de faire grandir les autres. Si en lisant ces dernières phrases, vous vous sentez totalement étranger à ce que je viens de dire, gagnez du temps. Passez à un autre article. Il faut croire que l’autre peut être un investissement. Sinon, cela ne fonctionne pas.

Le one to one vous permet de faire le point sur la motivation

Votre collaborateur vient vous voir. Il veut démissionner. C’est un élément important dans votre dispositif. Vous voulez le convaincre de rester. Mais, en fait, c’est trop tard. C’est avant la prise de décision qu’il faut agir. (ou pas si vous souhaitez le départ du collaborateur). Passez quelques minutes de qualité en compagnie de quelqu’un, être à son écoute, pouvoir le motiver, lui donner de la confiance en retour, c’est autant de signaux positifs qui permettront à votre collaborateur de conforter sa place et sa vision dans la société.

Comme le dit Andy Grove dans son fameux livre High Output Management, 90 minutes de votre temps peut améliorer la productivité de votre collaborateur pour plusieurs semaines. Autant dire que le retour sur investissement peut être vite important.

Le one to one est un puissant levier pour insuffler de la motivation. Et surtout détecter les premiers signes de non motivation.

Parce qu’il permet de profiter de la réflexion des autres

Il n’est pas rare de voir les collaborateurs d’une entreprise se plaindre sur le fait qu’ils ne sont pas écoutés. C’est justement l’objectif d’un one to one. C’est un moment de qualité qui instaure la confiance avec votre collaborateur. Cette confiance doit lui permettre de vous faire part de réflexions ou de feedbacks qu’il ne se permettrait pas en public.

Grâce à ces échanges en “off”, vous allez pouvoir recueillir des réflexions qui permettront de nourrir la vôtre. Plusieurs cerveaux et plusieurs points de vue valent mieux qu’un.

Parce que la confiance n’empêche pas le contrôle

Votre relation avec tout collaborateur doit être placée sous le signe de la confiance. Néanmoins, comme je le dis souvent, la confiance n’empêche pas le contrôle. Le one to one est aussi un moment qui vous permet de poser des questions, d’aller plus profondément dans différentes directions et de vous assurer que tout roule. A chacun de trouver les KPIs qui vont bien et qui assurent que le collaborateur est sur la bonne voie.

L’absence de contrôle est aussi un facteur de perte de motivation. C’est une manière de s’intéresser au collaborateur et surtout à la manière qu’il a d’entreprendre et de voir les choses.

Parce que c’est un moment de communication

Normalement, le projet et la mission d’une entreprise sont des points maîtrisés par le collaborateur. Cependant, le one to one vous permet de reprendre cette communication dans un format plus simple, plus directe et plus concrèt dans la réalité d’un collaborateur. C’est à ce moment où la rencontre entre le projet du collaborateur et celui de l’entreprise peut s’expliquer et se développer.

Profitez en pour lier les deux. En quoi le projet de l’entreprise peut aider le collaborateur (et inversement).

Parce c’est un moment de feedback

Profitez de cette sortie de l’immédiateté et de l’urgence pour parler du savoir-être. Le savoir être est la base du management. Je remarque que bien souvent les personnes avec le meilleur savoir être réussisse mieux que les personnes avec un excellent savoir faire. Aider le collaborateur à progresser. Faites lui part des points sur lesquels vous trouvez qu’il est bon et sur ceux sur lesquels il pourrait progresser.

Comment réussir son one to one ?

Il n’y a pas de recette miracle pour mener son one to one. Il existe autant de méthodes que de personnes que d’équipes. Néanmoins, il existe quelques recettes que je vous encourage à toujours suivre. Ce sont des règles de bon sens. Mais il arrive parfois qu’il faille rappeler le bon sens.

Être dans de bonnes conditions physiques

Les locaux de mon agence se trouve dans un incubateur de start-up. Si bien qu’il n’est pas rare de voir des réunions dans les espaces communs. Il y a quelques jours, j’ai assisté à l’une d’entre elles pendant je terminais mon repas. C’était une réunion entre son manager et son collaborateur. J’essaye de ne pas prêter attention aux discussions des autres. Mais le sujet me semblait tellement énorme que je n’ai pas pu m’empêcher d’écouter. Il échangeait sur l’augmentation du salaire de la personne. Les deux personnes s’échangeaient des arguments alors que je déjeunais à côté. Super ambiance.

Un bon échange se fait dans un lieu fermé sans bruit et sans intervention extérieure. Si vous le pouvez, faites le sans téléphone et sans ordinateur. C’est un temps de dialogue et d’échange. Faites en sorte de ne pas être interrompu. Si vous savez que vous ne pourrez pas le terminer, reportez le. Ne le fragmentez pas. Sachant que vous devez le reporter le moins souvent possible. Cela doit être une priorité dans votre agenda et pour vous.

Être soi-même dans de bonnes conditions d’écoute et de d’échange

Il faut être prêt à entendre des choses que l’on ne veut pas entendre. Il faut être à l’écoute de l’autre. Vous devez mener le one to one en “mode open”. Il faut être tourné vers l’autre :

  • Accepter que l’autre ne soit pas d’accord. Qu’il apporte une vision et un point de vue différent du vôtre. Il faut le prendre en compte. Les réflexions du type “oui, tu as raison mais …” sont à proscrire.
  • Vouloir que l’autre s’améliore. Comme pour la délégation de mission, c’est parfois compliqué. Il y a parfois un décalage entre la qualité du collaborateur et l’image qu’il a de lui-même. C’est un travail de pédagogie qui est long et difficile. Mais il faut le faire.

Si vous n’êtes pas prêt à recevoir et entendre les arguments des autres, votre one to one va vite se transformer en monologue. Ou pire en dialogue de sourds.

Ma formule pour réussir les one to one

Je pense qu’il n’y a pas de bonnes façons de mener un one to one. C’est très subjectif. J’ai lu beaucoup de choses contradictoires sur les one to one. Certains le voient comme une réunion de travail. D’autres comme un moment de qualité avec son collaborateur. C’est à chacun de déterminer la manière dont il veut le mener.

D’une part, cela se construit par rapport à sa propre personnalité. C’est elle qui détermine beaucoup notre façon de réagir. Il faut construire sa manière de mener les one to one en fonction de cela. Il ne faut pas se répudier. Nous sommes fait avec nos qualités et nos défauts. Un aficionado du micro management aura tendance à aller profondément dans les dossiers. D’autres moins. Moi, j’adore parler alors je sais que je dois travailler sur l’écoute. Je suis très interventionniste. J’ai du mal à garder mon avis. Alors je dois aussi prendre cela en compte. Prenez en compte votre personnalité.

D’autre part, la conduite d’un one to one doit s’adapter aussi à la personnalité du collaborateur. Avec des gens très seniors ou avec des fortes personnalités, il faut donner de la latitude à l’autre pour conduire des one to one. Avec d’autres, il faut être directif. Certains veulent être dirigés, d’autres pas du tout. Forcément, la manière de fonctionner s’en trouve beaucoup changée. (Néanmoins, petit apparté. Même avec les personnes très autonomes, je remarque que le besoin de feedback et de progression est fort).

J’ai construit ma manière de mener les one to one avec le temps en menant des expériences. Ce qui va suivre n’est pas la vérité absolue mais ce qui “fonctionne” en fonction de qui je suis. C’est mon état des lieux, peut-être que dans 2 ans, j’aurai totalement changé d’avis.

  • Le one to one est avant tout un moment de qualité avec mon collaborateur. C’est un moment d’échange en dehors du quotidien pour prendre du recul sur les dossiers.
  • Je le pratique une fois par semaine, toujours à la même heure. Sauf urgence, c’est ma priorité absolue.
  • Je n’enchaîne pas les one to one, j’essaye d’avoir un moment de respiration entre chaque.
  • Et de préférence, en fonction de la taille des équipes que j’ai eu à gérer, j’essaye de les faire en début de semaine.
  • La fréquence est très dépendante des fonctions. Pour certaines fonctions, je ne fais que des meetings bi-mensuels.
  • Je fais toujours des one to one de manière exclusive. Jamais au volant en voiture, jamais dans un restaurant. Si la personne n’est pas physiquement avec moi, je le fais sur Skype en vidéo. Mais toujours dans un lieu fermé sans intervention extérieure.
  • J’utilise Evernote avec une note par collaborateur. J’enrichis cette note pendant le one to one mais aussi pendant la semaine quand j’ai des feedback à faire passer. Elle me sert de fil conducteur lors des one to one et me permet de garder un historique sur les sujets de semaine en semaine. Cette note n’est pas une to do liste. C’est au collaborateur de fournir SES éléments de suivi de projet. Ce n’est pas à vous de construire son travail.
  • Je prend toujours 15 minutes avant pour le préparer. Je relis mes notes de la semaine passée. Je m’assure que je ne vais rien oublier. Éventuellement, si j’ai plusieurs feedbacks, je me préparer quelques notes pour être sûr d’avoir un discours construit.
  • Je commence toujours par quelques minutes “d’open mic”. Le collaborateur a l’opportunité de me dire ce qu’il pense sur ce qu’il veut. Certains le prennent, d’autres pas. Le choix du sujet (ou des sujets) est totalement libre. Rien de ce qu’il pourra dire ne pourra être retenu contre lui.
  • Ensuite, je passe par un temps de feedback. Je donne aux collaborateurs des impressions (positives ou négatives) sur des cas concrets. Je ne donne jamais de sentiment vagues sans exemples. Je peux parler, par exemple, de son attitude lors d’une réunion, d’un email qu’il aurait écrit, … L’objectif est de lui donner un feedback pour améliorer son savoir être au travail. Je ne donne jamais de feedback à chaud. Cela dure quelques minutes aussi.
  • Vient ensuite, le temps de délégation. Je lui parle des dossiers que j’aimerais lui confier. J’évite au maximum de transférer des emails en lui demandant de s’en occuper. Je préfère déléguer pendant la période de one to one.
  • Enfin, nous faisons un rapide survol de tous les dossiers. L’objectif du one to one n’est pas de faire une réunion de travail. Si un sujet mérite que l’on s’y attarde plus que quelques minutes, je reporte cette discussion en fin d’après-midi pendant ma période de disponibilité de l’équipe. (J’explique plus ce concept ici “Comment être plus efficace au bureau ?”)
  • J’essaye de faire en sorte que le one to one dure moins de 50 minutes (pour qu’il fasse moins d’une heure pour moi, temps de préparation inclus).

Voilà, vous savez tout sur ma gestion des one to one. Et vous, quelles sont vos astuces ?

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