Catégories
Coaching

Comment réussir l’intégration d’un nouvel employé ?

En jardinage, on dit qu’il n’y a pas de mauvaise graines, juste des conditions idéales pour faire pousser ses plantes. Il en va de même pour vos collaborateurs.

Vous avez passé des semaines, voire des mois pour trouver la perle rare. Le candidat avec les bonnes aptitudes a accepté votre proposition d’embauche. Son arrivée est prévue dans quelques jours. La route du succès semble tracée. Sauf que parfois le rêve tourne au cauchemar. La greffe du recruté ne prend pas. Il ne s’intègre pas dans l’organisation. Il est détaché de la culture d’entreprise. Il peut y avoir deux cas de figures.

Le premier cas de figure, c’est une erreur de recrutement. Vous n’êtes pas à blâmer car cela arrive. Il suffit de manquer un ou plusieurs aspects de sa personnalité et le recrutement finit dans le fossé. La personne peut ne pas avoir les compétences qu’elle prétendait avoir. La personne n’est pas forcément incompétente. Mais la greffe ne prend pas.

Le deuxième cas de figure le plus fréquent est de rater le processus d’intégration. Cela est plus gênant. Car pour l’occasion, vous êtes en grande partie responsable de ce loupé. Et souvent, on impute cet échec au premier cas de figure. En pensant que le raté vient d’une erreur de recrutement.

Toute personne qui a un peu travaillé dans une entreprise aura pu le constater. Il n’est pas rare de voir un nouvel employé lâché dans la boîte après une demi-journée. On lui a proposé de lire quelques documents et de se familiariser avec les outils. Après à lui de faire sa vie. Parfois, on lui a recommandé de rencontrer quelques personnes.

C’est bien évidemment, une erreur au plus haut point. Quand on connaît l’énergie et le coût d’un recrutement, il est préférable de ne pas se louper.

En anglais, le processus d’intégration se traduit par le onboarding. C’est devenu un sujet majeur dans les start-ups actuellement. Et pour une raison simple. Si vous recrutez plusieurs personnes par mois, les employés se retrouvent sans direction. Ils n’ont ni attachement à la culture d’entreprise, ni aux objectifs de la société. Les sociétés de la Silicone Valley ont largement théorisé et expérimenté sur ce sujet. On retrouve de nombreux articles et conseils pour réussir l’intégration des employés.

Sur la base de mes lectures et de mes expériences, voici celui que j’ai formalisé et ce que j’utilise. Mais n’oubliez pas que l’intégration ne se prépare pas le jour de l’arrivée. Elle se prépare plusieurs jours avant. Vous devez avoir un calendrier clair de ce que vous allez dire et faire faire.

Pourquoi il est vital de ne pas rater l’intégration d’un nouveau collaborateur ?

Ce processus est malheureusement souvent négligé dans les entreprises. Pourtant, avec un processus d’intégration, vous allez :

  • Maximiser la productivité d’un employé. A l’aise dans une entreprise, aligné avec la stratégie/ les objectifs, l’employé donnera tout son potentiel.
  • Réduire le turnover. Un des maux des entreprises est le départ des bons collaborateurs. En effet, seul les employés les moins performants restent au sein d’une société. Faire en sorte que l’intégration soit réussie favorisera la rétention des bons collaborateurs.
  • Augmenter la satisfaction. Commencer une relation sur de bonnes bases, c’est un facteur essentiel pour développer de la confiance. Et la confiance, c’est la base de la réussite.

Comme le dit Andy Grove :

“Ninety minutes of your time can enhance the quality of your subordinate’s work for two weeks, or for some eighty-plus hours.”

N’oubliez pas que le principal rôle d’un manager n’est pas dire oui ou non. Il est d’aider les autres à être meilleur.

Faire de l’arrivée d’un employé un événement

Informer en interne de son arrivée.

Arriver dans une entreprise et réaliser que les autres employés découvrent votre existence le même jour n’est pas très agréable. Envoyer un email en interne pour prévenir quelques jours avant l’arrivée du nouvel employé. C’est valorisant pour la personne qui arrive. Et aussi pour les personnes qui sont prévenues.

Présentez-le brièvement avec son parcours. J’inclus une photo et des éléments de sa vie personnelle (enfants, mariage, passion, …). Je trouve que personnellement, c’est plus sympa. On parle d’un être humain. Pas d’un ordinateur. Ce n’est pas une nouvelle machine qui arrive dans une société. Alors mettez un peu de vie. L’objectif est de vous adresser à des humains au sujet d’un humain.

Préparer son bureau et ses affaires.

Faites en sorte que son lieu de travail soit propre et rangé. Que son ordinateur soit prêt. Que le minimum des produits de papeterie soit déjà sa disposition. J’ai vu des personnes arrivées sur des bureaux avec les affaires du précédent occupant. Nettoyez la chose. Certaines start-ups font des cartes de bienvenus mais cela dépend de la culture d’entreprise.

Réglez les questions juridiques et administratives avant son arrivée.

Faites signer les contrats et les différents documents juridiques quelques jours avant. Le premier jour, c’est un lancement de fusée. Commencer par des papiers administratifs, ce n’est pas enthousiasmant. De plus, pour certains jobs ou secteurs, il y a des spécificité juridiques. Evacuez-les le plus tôt possible.

Faites une petite présentation des alentours

N’hésitez pas à faire un tour de votre entreprise pour le présenter physiquement. Si votre société est grande, contentez-vous d’aller voir les bureaux autour. Ou voir les départements avec qui la personne sera en interaction. Profitez de cette occasion pour lui indiquer les lieux utiles (cafétéria, WC, …).

Organisez un petit événement pour célébrer son arrivée

Allez déjeuner à plusieurs. Faites un pot le soir. Mais donnez un petit côté festif à cet événement. Invitez les personnes qui seront en interactions fréquentes avec la nouvelle recrue.

N’oubliez pas. Nous n’avons qu’une chance pour faire une bonne impression. Et si à la fin de sa première journée, votre nouvelle recrue se pose des questions, ce n’est pas bon signe. Dès la première minute, votre objectif est de communiquer de l’enthousiasme. C’est de faire passer du challenge et de l’envie de réussir. Cette première journée doit être placée sous le signe du positif et de l’aspirationnel.

Mes conseils pour réussir une phase d’intégration

Planifier un agenda du processus d’intégration

Prévoyez et partagez avec votre nouvel recrue un planning. Ce planning doit spécifié les réunions que vous aurez ensemble et les sujets abordés. Prévoyez du temps libre pour échanger sur un ou des sujets de son choix. L’objectif est double :

  1. Vous assurez que vous n’oublierez rien de ce que vous avez à dire
  2. Lui donner le sentiment que son arrivée est importante et qu’elle a été planifiée.

Contextualiser les missions du nouvel employé

Une embauche ou un poste s’intègre dans la stratégie de l’entreprise. N’hésitez pas à communiquer à la fois sur la stratégie et les objectifs de l’entreprise. Et surtout à mettre l’accent sur l’importance du poste dans l’atteinte de ses objectifs. Une des manières de motiver les personnes est de donner du sens à leurs missions.

S’entendre sur les modes de communication et d’échange

Les conflits sont souvent à l’origine des problèmes de communication. Accordez-vous directement sur les modes de communication que vous devez utiliser.

Vous êtes direct et vous ne prenez pas de gants oralement ? Dites-le. Vous préferez échanger par email ? Dites-le.

Il vaut mieux enfoncer des portes ouvertes que de laisser des coins obscures. De mon expérience, si la personne est prévenue, une grande partie des problèmes n’apparaissent pas. Et entendez aussi ses besoins. Est-ce qu’elle a besoin de conseil et de feedbacks ? Au contraire, est-ce quelqu’un qui a besoin d’être laissé en autonomie ? Profitez de ces débuts pour trouver une longueur d’onde commune.

Mettez au clair vos attentes et les objectifs

Mettez par écrit vos attentes avec des échéances courtes ou longues. Et surtout ne mettez pas les oeufs dans le même panier. Vous pouvez avoir des attentes sur des domaines très différents. Mais soyez clair sur vos attentes et vos priorités. Si votre priorité est le développement commercial, dites-le. Par contre, si votre priorité est l’amélioration des processus, il faut aussi l’expliciter. Si tout est une priorité, plus rien ne l’est. De même, si votre priorité est d’être sur le terrain, ce n’est pas d’être au siège en réunion. Dites-le.

Ayez des échéances de revue d’objectifs

La nouvelle personne connaît les objectifs et les priorités. Donnez des échéances de revue de ses objectifs. Le but est de faire des points de contrôle connus de toutes les parties. Cela vous permettra de voir si la personne est sur le bon chemin ou pas. Éventuellement, cela sera une occasion de recadrer le tir si besoin. On parle de créneaux tous les 30 jours mais je pense que c’est très dépendant du poste et de la séniorité. Avec les juniors, je pense qu’il faut resserrer un peu plus les créneaux. Certaines fonctions ou postes demandent du temps. Donc c’est à voir en fonction.

Faites part de la culture d’entreprise

Une entreprise et une culture d’entreprise sont des choses vivantes. Les plaquettes et les sites web ne retranscrivent pas la réalité des us et des coutumes d’une société. A titre personnel, je donne quelques éléments de compréhension aux nouvelles recrues. Cela permet de mieux appréhender certaines dynamiques. Et surtout d’éviter des erreurs de communication de départ. Je pense que c’est une erreur régulière des intégrations. De ne pas mettre l’accent sur la culture d’entreprise et celle du groupe que vous formez avec vos managés.

Je donne aussi quelques éléments de situation sur certaines personnes dans l’entreprise. Je sais que cela est quelque chose que tout le monde n’apprécie pas forcément. Il est bon de donner aussi des pistes de compréhension sur les situations des personnes en place. Le but n’est pas de critiquer telle ou telle personne. C’est de mettre l’emphase sur les comportements et les modes opératoires appropriés pour une personne.

Si la personne occupe un poste de management, il faut s’abstenir de commenter les personnes qu’elle va manager.

La phase d’intégration sert à mettre tout au clair et à dissiper les derniers points d’ombres. Le recruté doit parfaitement savoir ses objectifs et ses priorités. Il doit aussi connaître les moyens qu’il a à sa disposition pour atteindre ses objectifs.

Les erreurs à ne pas commettre lors de l’intégration d’un nouveau collaborateur

Voici quelques erreurs que j’ai pu personnellement commettre dans la phase d’intégration.

  • Donner trop de choses à lire et à comprendre. Bien évidemment, la première envie d’un manager est que le N-1 comprenne tout et tout de suite. Et donc on lui donne de grosses présentations power point sur la société, les process. Sauf que l’on le sait, intégrer durablement les choses cela prend du temps. Sélectionnez avec soin les documents à lire. Faites des réunions plus courtes de présentation des différents éléments. Il est préférable de faire trois présentations de 40 minutes sur des sujets précis (et de les espacer). Plutôt que de faire une présentation de deux heures avec tout en même temps. N’oubliez pas, nous mémorisons mieux quand on pratique que lorsque nous faisons. Il est préférable de donner un power point à faire que de donner un power point à lire.
  • (dans le cadre d’un junior) Trop attendre du premier jour. Ce point est surtout vrai pour les juniors mais cela arrive sur des personnes plus seniors. Avec l’arrivée d’un employé, on espère aussi avoir des astuces et des conseils. On espère que la personne va arriver avec des idées et des innovations. Là encore, c’est un processus qui prend du temps.
  • Ne pas répéter les choses. N’oubliez pas que l’arrivée dans une entreprise est un moment de stress. Tout est nouveau. La personne doit intégrée de nombreuses choses en peu de temps. N’ayez pas peur de répéter les choses plusieurs fois. Soyez didactique et patient. Rappelez-vous quand vous étiez à sa place, ce n’était pas si facile. Donc prenez le temps de poser les choses plusieurs fois.
  • Trop vouloir rester sur son idée. Cela fait plusieurs semaines que vous préparez ce recrutement dans votre organisation. Vous avez déjà prévu plein de choses. Mais voilà, la nature humaine étant ce qu’elle est, tout ne se passe pas comme prévu. N’ayez pas peur. Ne soyez pas entêté. Laissez aussi l’autre s’exprimer. Même s’il se trompe. Il faut laisser suffisamment de parole à l’autre pour s’exprimer dans son processus d’intégration.
  • Ne pas se mettre à la place de l’autre. Pour certains, nous travaillons depuis longtemps dans une entreprise. Si bien que tout nous semble naturel. Dans les codes, dans le langage, dans les appellations. Mettez-vous à la place de l’autre. Surtout quand vous donnez quatre présentations power point de 200 slides. Est-ce que vous aimeriez ?
  • Ne donnez pas des objectifs avec des échéances irréalistes. Vous voulez que la personne puisse vous donner un retour sur le cycle complet de vente de votre produit. Vous attendez cette analyse pour la fin du 1er mois. Mais votre cycle de vente moyen est de 3 mois. C’est irréaliste. Si vous voulez avancer de manière positive, vous devez donner des échéances qui sont réalisables.
  • Ne pas être assez clair sur les attentes et les éléments non négociables. Là encore, je reviens sur mes portes ouvertes. Mais pour donner un exemple, je suis intransigeant sur la qualité du service client. Les différentes sociétés pour lesquelles j’ai travaillé, ne l’étaient pas forcément. Mais cela fait partie de ma culture. Et c’est une chose que j’impose à tous les gens avec qui je travaille. C’est donc un élément que je répète souvent.

Une fois, le processus d’intégration terminé

La recrue est dans l’entreprise depuis quelques semaines. Vous êtes satisfait. Elle semble bien s’adapter. Les autres managers vous donnent de bons échos. Il faut enclencher deux phases concordantes.

Débuter dans une phase de management qui fera perdurer l’effet.

Faire le point sur les réussites de votre plan d’intégration. Ce que vous lisez est le fruit de mon expérience. Je remarque que certaines personnes ne s’adaptent pas à toutes les organisations, ni à tous les niveaux. Et certaines personnes n’ont pas les mêmes demandes que d’autres. Il est donc important de prendre un petit moment pour faire ce point. L’objectif étant bien évidemment de vous améliorer. Toujours et encore.

Crédit image