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Les 4 étapes clés pour réussir sa présentation powerpoint ? Partie 1/4

Une manière d’éliminer les réunions est de les rendre plus efficaces. Avoir des présentations PowerPoint efficaces est un grand plus. Voici comment devenir un pro de ce sujet.

Note 1 : Je n’ai aucun lien d’affiliation avec les entreprises citées dans cette série d’articles. Ce sont les outils et les services que j’utilise. Je ne reçois aucune rétribution d’aucune sorte. 

Note 2 : Ces conseils ont pour but de réaliser un PowerPoint pour une présentation orale devant une audience. Un logiciel de diaporama peut être utilisé pour d’autres fonctions (création de mémo, brief, …). Auxquels cas, certains conseils ne sont pas pertinents. 

Enseignant dans des écoles de commerce, l’éducation se focalise sur les hard skills. C’est une bonne chose. Cependant, le développement des soft skills est mis au second plan à mon grand regret. Dans la vie professionnelle, les managers consacrent un temps important à la gestion des emails ou en réunion. Ces tâches ont un double effet négatif. Elles sont souvent ennuyeuses et elles ont souvent une faible valeur ajoutée. 

Rien n’est enseigné à ces managers ni pendant leurs études ni après pour gagner en efficacité dans ces tâches récurrentes. Pourtant des trésors de productivité gisent dans ces territoires. 

Ce sont ces mêmes tâches qui nuisent à la qualité de vie au bureau. Les entreprises gagneraient à former ses managers à ces bonnes pratiques. Elles en retireront les bénéfices évidents :

  • Gain de productivité et de qualité. Passant moins de temps sur ces tâches, les managers se concentreraient sur des missions à forte valeur ajoutée
  • Amélioration du quotidien. A titre personnel, je doute que quiconque ait plaisir à ces besognes.  

Et le monde de l’entreprise est frappé d’une grande maladie : la réunionite aigüe. Les réunions occupent une place prépondérante dans l’agenda de nombreux managers. Gagner en productivité lors de réunions passe aussi par des supports efficaces. Nous avions déjà vu dans cet article comment faire une réunion efficace

Dans cette série d’article, je vais vous donner les clés pour réussir une présentation Power Point efficace :

  • Dans la première partie, nous verrons les fondamentaux “philosophiques” et les étapes préliminaires à une bonne présentation PowerPoint.
  • Dans la deuxième partie, nous verrons les éléments “narratifs” à mettre en place pour réussir le déroulé de son support de présentation
  • Dans la troisième partie, nous verrons les conseils pour réaliser une présentation PowerPoint efficace
  • Dans la quatrième partie, nous verrons les méthodologies de présentation orale

La chose fondamentale à comprendre pour construire une présentation PowerPoint 

La fonction d’un support de présentation est souvent oubliée. La présentation, c’est vous. Le support illustre seulement des éléments trop complexes pour être présentés oralement. Un graphique ou une série de chiffres sont difficilement compréhensibles oralement. 

Ce diaporama appuie les principaux messages que vous voulez faire passer. Une grande variété d’émotions peut être employée grâce à ce format. Un support de présentation joue le même rôle que la musique au cinéma. En ajoutant des effets, l’émotion voulue par le réalisateur doit s’en trouver renforcée. En aucun cas, elle ne doit se substituer à l’émotion première. C’est l’association du son et de l’image qui donne la force. Si vous ne me croyez pas, je vous encourage à regarder un film en coupant le son.

C’est un support. Vous devez concentrer l’attention sur votre propos. En lisant ce qui est à l’écran, vos interlocuteurs peuvent perdre le fil de votre discours. Dans ce cas, votre objectif est perdu : convaincre vos interlocuteurs de vos propos. 

Si une grande quantité d’informations est nécessaire, ils doivent les avoir reçues au préalable. Pour réussir une réunion, tous les participants doivent arriver préparés et informés.

Vous êtes votre présentation ! Vous devez être assertif. Le support est un élément annexe de votre intervention. Les techniques pour améliorer ses qualités de speaker doivent être mises en oeuvre (ce que nous verrons dans la partie 4).

C’est un point de vue philosophique. Lors de la construction de votre diaporama PowerPoint, “jugez” chaque slide sous ces prismes :

  • Cette slide est-elle compréhensible en quelques secondes ? Si ce n’est pas le cas, son contenu doit être repensé.
  • Cette slide est-elle une étape dans la construction de mon discours et pour atteindre mon but ? 
  • Cette slide va-t-elle détourner l’attention de mes interlocuteurs ? 

La qualité de votre présentation dépend de vous et non de votre support. Nous avons tous en mémoire ces moments gênants où des présentations ennuyeuses sont faites devant une assemblée endormie. Que le support soit bon ou mauvais, un mauvais speaker fait une mauvaise présentation. Par contre, un bon support vous aidera à vous améliorer. La présentation est là pour vous supporter, vous donner de l’aplomb et renforcer vos messages. Pas pour vous remplacer. Sinon, envoyez des mémos et ne perdez pas de temps en réunion. 

La règle de l’école primaire à garder en tête

Une présentation dans son formalisme est similaire aux rédactions que nous faisions enfants : Introduction, développement, conclusion :

  • Introduction : phase de départ où vous présentez la situation, le problème, le statut, la question à laquelle il faut répondre. Il est impératif que la question ou le problème soit posé.
  • Développement : phase dans laquelle vous présentez les arguments
  • Conclusion : phase pendant laquelle vous présentez votre recommandation (qui doit être la réponse à la phase d’introduction)

Maintenant que nous avons vu la philosophie derrière une bonne présentation PowerPoint, voyons les étapes clés pour parvenir à un diaporama PowerPoint efficient.

Quelles sont les 4 phases préliminaires pour bien débuter la création d’une présentation PowerPoint Efficace ? 

phase 1 – Construire l’essence du discours

Un réflexe courant est de lancer le logiciel PowerPoint. C’est une erreur. Lors d’un exercice en école, une équipe d’étudiants a commencé le design des slides avant de se lancer dans le contenu. Bien évidemment, c’est une hérésie de commencer le design d’un contenu pas encore construit. 

Fermez votre ordinateur. Commencer par une feuille de papier blanche. Je reprend les 3 phases décrites précédemment : Introduction, développement et conclusion. Sur chacun de ces points, au format bullet point avec un papier et un crayon, notez toutes les idées. Cherchez à construire un discours cohérent :

  •  je soulève un point d’attention (introduction), 
  • les arguments clés que je souhaite mettre en avant (phase de développement), 
  • et enfin la recommandation (conclusion) que je souhaite apporter. La recommandation peut être des questions auxquelles l’assistance doit trouver des réponses. 

C’est un travail de brainstorming où vous allez écrire, raturer, recommencer autant de fois pour parvenir à : 

  • une idée que vous voulez exposer 
  • un discours cohérent et argumenté
  • une conclusion

Pour obtenir de bonnes réponses, de bonnes questions sont nécessaires. C’est similaire pour une présentation. Si le sujet bien posé et l’argumentation bien construite, une prise de décision pertinente sera plus probable. Une présentation n’est que la formulation graphique (texte et image) de votre réflexion. Sans réflexion, la représentation ne peut être de qualité. 

Si des difficultés se posent à la construction de votre discours, plusieurs sources sont possibles : 

  • Les arguments sont insuffisants : la réflexion mérite plus de travail
  • La formulation du point de départ ou de la conclusion est imprécise : une réflexion est aussi nécessaire.

Cette première étape aboutit sur la construction de l’essence de la présentation. Après plusieurs brouillons, vous devez être capable de faire une présentation orale avec vos notes en main. 

phase 2 – Construire l’enchaînement de votre discours

Désormais, vous avez le contenu brut. Une organisation cohérente de ces idées pêle-mêle constitue l’étape suivante. C’est la construction du fil de fer de votre présentation PowerPoint. C’est faire l’agencement de ces idées pour créer un discours fluide et pertinent. Vous pouvez utiliser des post-it, le faire sur un papier libre ou sur une présentation PowerPoint. 

A titre personnel, j’utilise une présentation PowerPoint vierge. J’utilise PowerPoint car changer l’ordonnancement des idées est plus simple que sur papier. Si vous faites comme moi, ne faites aucun design. Utilisez juste les titres noirs sur fond blanc.

Répartissez vos idées sur les slides en n’utilisant que des titres. Cela vous permet de rythmer le déroulement de vos idées. Vous obtenez le fil de fer, le squelette de votre présentation. L’objectif est de voir si l’enchaînement est cohérent. C’est un travail assez long et nécessite plusieurs aller-retours. Je vous recommande de faire ces étapes à plusieurs moments différents. Vous arriverez avec un état d’esprit différent et donc des idées nouvelles.

Un PowerPoint, c’est une histoire. L’enchaînement compte autant que le contenu

Les enchaînements nécessitent réflexion. Le déroulement doit être logique. Le contenu d’une slide doit être soutenue par la précédente. 

Votre présentation doit être fluide. C’est un tableau dont l’image se constitue au fur et à mesure. L’objectif est d’accompagner votre interlocuteur dans la construction de sa réflexion. Ce faisant, vous lui proposez la vôtre. Le vrai travail de conviction n’est pas de contraindre le raisonnement d’autrui. Mais de susciter une adhésion au sien. 

Votre audience n’est pas dans votre tête ou votre projet. Elle n’a peut-être pas votre recul sur le sujet. Et encore moins l’historique et le contenu de votre réflexion. Elle n’a pas eu le temps de cerveau disponible pour avoir une opinion. Une phase de pédagogie est nécessaire. Les personnes assistant à votre présentation doivent cerner les nuances de votre discours. Ne sautez pas trop vite à la conclusion. La construction d’un bon discours permet à vos interlocuteurs d’arriver aux mêmes conclusions que vous. 

Vos titres de slides ne sont pas descriptifs. Ils ont un parti pris

Les titres des slides sont les parents pauvres dans le processus de création d’une  présentation. C’est une erreur. C’est la chose la plus importante car c’est la première chose (et peut-être la seule) que vos interlocuteurs vont lire. Ils ne doivent pas être descriptifs. Par exemple “Les chiffres de vente de tel secteur sur une période”. Considérez cette alternative en accentuant les causes ou les conséquences : “L’impact de l’introduction de tel service sur un marché”. Lequel vous semble le plus pertinent ? Le titre est un fil rouge subliminal menant à votre conclusion. 

Le “wording” des titres nécessite d’être impactant. Un temps important doit être imparti aux mots que vous utilisez. Normalement, après la deuxième étape, vous devez ne plus revenir en arrière sur le choix des mots ou des titres. 

A la fin de cette étape 2, le plan détaillé ainsi que les titres de chaque slide doivent être en votre possession. Vous devriez être capable de faire une présentation orale avec un support qui ne contient que des titres et quelques infos sans aucune mise en forme. 

phase 3 – Tester oralement votre discours

Votre contenu est réparti sur des post-its ou des slides Seuls des titres sont présents. Testez votre discours dans leur plus simple expression. Auprès d’une audience qui ne connaît pas le dossier, c’est mieux. Mais vous pouvez le faire seul. Oralement, les  dysfonctionnements de votre discours vont apparaître. 

L’objectif est simple : vous familiariser avec le contenu. Sa présentation orale est la garantie de la fluidité de votre discours. Présentés oralement, des éléments peuvent perdre de leur pertinence sous cette forme. De plus, me concernant, en parlant oralement sur un sujet, des idées me viennent. C’est aussi un exercice de brainstorming. 

Devant une audience, sans aucune forme de design, vous aurez l’assurance que : 

  • Le contenu de votre présentation est compréhensible
  • Les enchaînements sont efficaces
  • Les personnes assistant à ces tests arrivent aux conclusions souhaitées
  • Et en bonus, comme plusieurs cerveaux valent mieux qu’un, des idées supplémentaires pourraient être récoltées. 

Je vous encourage même à tester cette exercice pour les présentations très importantes. Faites une présentation orale sans conclusion. Demandez ensuite aux personnes de formuler une conclusion. Si elles rejoignent votre idée, vous avez gagné. Si ce n’est pas le cas, une révision de votre copie est nécessaire. 

Les premières fois, des améliorations sur les idées ou le déroulement apparaissent. En fonction de l’importance de la réunion, plusieurs aller-retours peuvent être nécessaire entre la phase 2 et 3. 

phase 4 – Donner un corps à votre discours.

C’est seulement maintenant que vous devez travailler la mise en forme de votre présentation PowerPoint. C’est ce que nous allons voir dans la deuxième partie.

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