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Comment bien construire le discours de sa présentation PowerPoint ? 2/4

Une présentation PowerPoint, c’est avant tout un discours et une histoire. Comment être efficace ? Voici quelques conseils.

Comment bien mettre en place les éléments narratifs de sa présentation Power Point? 

Nous avons vu dans la première partie les bonnes étapes préparatoires pour créer une présentation PowerPoint efficace. Sans ce travail exploratoire, se lancer dans la création graphique de votre contenu sur PowerPoint va être compliqué.

Néanmoins, avant de vous donner les conseils de la partie 3 pour réaliser une présentation visuellement efficiente, je tiens à vous donner quelques clés supplémentaires pour mettre en place un story-telling de qualité. La représentation graphique compte beaucoup. La forme impacte le fond sans nul doute. Néanmoins, sans fond, la forme n’est qu’un artifice. Et les artifices permettent de vaincre, non de convaincre. 

Dans l’inconscient collectif, convaincre est souvent vu comme une capacité à contrôler l’opinion de l’autre partie. C’est lui tordre le bras pour qu’il signe notre accord. C’est une conception inféconde. Vaincre et convaincre sont vus comme des synonymes. La définition du Larousse dit :

  • Vaincre : Dominer un adversaire, l’emporter dans une lutte, une compétition
  • Convaincre :  Amener quelqu’un, par des raisons ou des preuves, à reconnaître quelque chose comme vrai ou nécessaire

La conception d’une lutte pour l’emporter sur son adversaire est fausse à plusieurs titres. 

  1. D’une part, un plus fort vous tordra le bras à son tour. Avez-vous envie de vivre dans un monde fait de rapport de force ? 
  2. Deuxièmement, avoir un accord contre le gré d’un individu n’est pas gage de réussite sur le long terme. A la première occasion, la personne cessera de travailler au plus vite avec vous. 
  3. Vous perdez sa coopération volontaire et ce qu’elle peut vous apporter de bénéfique sur le long terme. Un individu adhérant à votre projet va vous apporter des idées ou des facilités. Un manager obligé de travailler avec vous va vous donner le minimum requis et rien de plus. Pensez-vous que la personne vaincue va vous aider en cas de difficulté ? Celui qui est convaincu va s’associer à votre projet pour le rendre meilleur. 

N’oubliez jamais cette règle de vente : on vend pas un produit. Vous êtes acheté considérant que c’est un besoin pour eux. Votre objectif est d’éveiller une approbation à votre projet par le biais de votre présentation. Chacun doit voir le positif pour lui-même. Si je vous propose un projet qui a un impact négatif sur votre état, allez-vous embrasser ce projet ? 

Je vais vous présenter ici les 4 phases de construction de discours utilisées pour mes présentations pour arriver à cette fin.

Phase 1 : Définissez la situation ou le problème de base dans l’introduction de votre PowerPoint

Il s’agit de la phase d’introduction. Vous devez poser les éléments qui permettent à vos interlocuteurs d’avoir un aperçu complet du marché ou de la circonstance. En fonction du niveau de connaissance de votre audience sur le sujet, cette phase peut être plus ou moins longue. 

Même si votre audience connaît bien le sujet, rappelez toujours les grands chiffres clés pour qu’ils soient frais dans la mémoire de vos interlocuteurs. C’est une phrase de préparation (mentale). 

Comme pour la gestion de long projet, parfois l’objectif de base est perdu en route. Les meetings et les échanges se prolongeant, le but premier est oublié dans les méandres des allers retours. Des personnes ajoutent des demandes. Des modifications sont faites. Si bien que le projet actuel ne se ressemble en rien à l’image du début et le dessein a dévié de celui initialement prévu. Les habitués de gestion de projet savent bien de quoi je parle. De votre vécu, combien de projets sont devenus des Frankstein en raison des demandes diverses des différentes parties ? 

Quelque soit votre audience, c’est une phase extrêmement sérieuse. Bien souvent, elle est éludée. Vous devez avoir votre premier oui à la fin de cette phase. La confiance se construit. L’adhésion et la conviction ont les mêmes ressorts. Tout le monde doit être sur la même ligne. Un postulat de base non partagé conduira rarement à une collégialité des conclusions. 

La conviction fonctionne si tout le monde franchit la ligne d’arrivée en même temps. Faites en sorte que tout le monde parte sur la même ligne. Vous ne devez pas arriver le premier. Vous ne devez pas aller plus vite. Vous devez simplement accompagner cette course pour que chacun arrive à bon port. 

Rappelez cette phase comme un leitmotiv. Cette première phase est “Là où nous sommes”.

Par exemple, si je devais faire une présentation sur le non développement des soft skills dans les entreprises, je ferai une première partie sur le nombre d’heures passées en moyenne par les managers en réunion ou sur leurs emails.

Phase 2 : Faites un panorama des faiblesses de la situation actuelle ou des changements à venir dans votre présentation PowerPoint

Tout le monde est aligné sur le bilan. Désormais vous devez présenter l’impact du monde tel qu’il est ou bien les changements à venir. Dans cette partie, vous devez être factuel. Présentez des faits ou des chiffres. 

Une nouvelle fois, faire naître une approbation à votre propos est votre but. Si des personnes ne sont pas en cohésion avec vous sur le constat, il faut déminer le terrain immédiatement. Comme pour la phase précédente (“là où nous sommes”), un manque de collégialité sur les impacts du monde à venir conduit difficilement sur des décisions collectives. 

N’oubliez pas un modèle mental : l’aversion à la perte. On déteste tous perdre. Mettez en avant les arguments qui conduisent à l’échec. Il est nécessaire que le consentement à cette vision du changement soit total. Montrez que la conjoncture actuelle (“là où nous sommes”) ne va plus durer longtemps. Et que le changement sans inflexion de cap va être néfaste à l’entreprise. 

Tous les amateurs de la théorie du dilemme de l’innovateur de Clayton Christensen savent bien de quoi je parle. Nous sommes enfermés dans mon modèle mental dont il est très difficile de sortir. Chacun cherche à préserver ses rentes de situation en espérant qu’elles ne change jamais. Dans certains cas, ce sera des évidences, oui le changement à venir est évident, parfois moins. Là encore, travaillez cette phase afin que chacun soit aligné sur l’état des mouvements à venir. 

De nouveau, sans une adhésion à ces impacts, il sera difficile de pouvoir envisager une solution ou un changement. C’est ce que l’on appelle en négociation la zone d’intérêt commun. Tous les acteurs doivent y voir leurs intérêts. Et l’important est trouver un socle commun. C’est la jonction des deux premières phases, de l’acceptation commune de l’état actuel (phase 1) et du changement à venir (phase 2) que peut naître une validation. 

Vous devez mettre l’assemblée dans un état de réflexion où le besoin d’innovation ou de changement est nécessaire. J’appelle cette seconde phase “Ce qu’il se passera si nous restons ici.”

Toujours pour continuer sur mon exemple de présentation des soft skills, je mettrais en avant les impacts de ces tâches disgracieuses (emails, réunions, …) sur la motivation des managers, l’argent perdu ou les projets qui n’avancent pas. 

Phase 3 : Introduisez le bénéfice de votre proposition de changement dans votre PowerPoint

Les acteurs réunis autour de la table sont d’accord sur le bilan. Maintenant, il convient de mettre en oeuvre cette phrase de Martin Luther King “Les gens regardent les choses telles qu’elles sont et se demandent pourquoi elles sont ainsi. Je regarde les choses telles qu’elles pourraient être et je me dis pourquoi pas ?”.

Présenter les avantages d’un nouveau paradigme. J’insiste bien sur ce point. Vous ne devez pas parler de votre projet ou de votre service. Vous devez parler des plus values que l’organisation pourrait en retirer. 

Pourquoi est-il important de parler des avantages et non de votre projet ?

Le diable se situe dans les détails. Combien avez-vous fait de réunions où les participant sont restés bloqués sur des points de détails, oubliant au passage la “grande image” ? 

Votre intention est d’obtenir un agrément à votre projet. Non de mettre la lumière sur des divergences qui ont par ailleurs peu d’importance. Rappelez-vous toujours ce point : le bénéfice est supérieur à la fonction. Je n’accompagne pas mes clients pour qu’ils gèrent mieux leurs boites emails et fassent moins de réunions. J’accompagne mes clients pour qu’ils soient plus libres dans leurs tâches quotidiennes, qu’ils se focalisent sur des projets importants pour eux et pour leurs sociétés. Pensez-vous que mieux classer ses emails soit une ambition enviable ? Il en va de même pour votre projet. Restez focalisé sur les gains d’un changement à venir. 

Parlez-vous de la destination de là où vous souhaitez aller. Si vous vous focalisez sur la mécanique et le contenu, vous pouvez créer de la résistance inutile. Si vous prenez de la hauteur, vous permettrez aux participants d’avoir une vision d’ensemble. Le marché que vous voulez attaquer représentent combien ? Le nouveau service que vous voulez lancer peut-il améliorer la satisfaction de vos clients ? Une fois de plus, en se focalisant sur les bénéfices, vous allez susciter un troisième oui de la part de vos interlocuteurs. 

Vous devez tracer une route imaginaire vers un lieu idéal. Cette phase doit être l’antithèse de la phase précédente. Vous avez fait le bilan dans “là où nous sommes”, vous avez démontré les risques dans la phase phase “Ce qu’il se passera si nous restons ici.”. Vous avez pour mission de montrer la voie pour arriver au succès. Cette phase, je l’appelle “Où nous pourrions aller”. Une nouvelle fois, il est important d’occasionner un agrément à cette conception. 

Pour ceux qui souhaitent aller encore plus loin sur ce sujet, je ne peux que vous recommander le visionnage du Golden Circle de Simon Sinek. Une vraie référence sur le sujet. 

Pour reprendre mon exemple, dans ma présentation des softs skills, je parlerais désormais de l’enrichissement à avoir plus de temps libre pour se concentrer sur des projets à valeur ajoutée. Quelle pourrait-être la journée idéale d’un manager qui ne subit plus son agenda ? 

Phase 4 : Présentez avec votre PowerPoint les zones de recouvrement entre votre projet et votre bénéfice

Les acteurs de la réunion sont en harmonie avec le constat, les risques de la conjoncture actuelle ou à venir et sur les bénéfices d’une nouvelle destination. Vous l’aurez compris, il est assez simple de présenter en quoi votre projet répond à toutes les cases cochées précédemment. 

Cependant, vous ne devez pas foncer comme une boule de bowling dans un jeu de quilles. Présentez votre projet en gardant en fil rouge :

  • la distinction qu’il comporte entre le contexte actuel ou à venir 
  • et les similitudes avec les bénéfices. 

Là encore, le but n’est pas de se focaliser (sauf si c’est l’objet de la réunion) sur la couleur du bouton mais sur les sujets fondateurs du projet. En quoi votre proposition (et toute la réflexion que vous avez mené) répond bien aux problématiques vues précédemment (situation actuelle, changement et opportunité).

Vous avez tracé une route imaginaire vers une direction. Maintenant, montrez le tracé exact et les matériaux nécessaires pour la construire.   

Vous pourrez avoir des remarques sur votre projet. Des améliorations devront être apportées. C’est justement l’intention de cette réunion : avoir à votre portée des cerveaux disponibles qui vont apporter des points de vue différents. Des expériences ou des expertises que vous n’avez pas. Peut-être que des idées supplémentaires pourront s’ajouter. Peut-être que des opportunités différentes pourront voir le jour mais en toute circonstance, l’ambition première de votre réflexion, elle, devrait rester graver dans le projet.

Mais toujours est-il, en ayant validé les 3 premières phases et si tant est que votre projet répond bien à leurs problématiques, vous ne devriez pas avoir de résistance à une adoption de leur part. J’appelle cette phase “La façon dont vous allez vous rendre à la destination idéale”.

Maintenant que nous avons vu comment construire un discours performant, nous allons dans la troisième partie de cette série d’articles voir comment formaliser graphiquement une présentation PowerPoint efficace.