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Mettre en place des filtres pour lire efficacement ses emails

Avoir une gestion efficace de ses emails passe aussi par votre capacité à mettre en place des filtres automatiques. Voyons quelques astuces.

Disclaimer : je n’ai aucune affiliation ou lien commercial avec les services cités dans cet article

Vous recevez trop d’emails ? Vous êtes noyés dans les emails ? Dans cet article, “Comment bien gérer sa boîte email ?, nous avions vu les impacts de l’infobésité sur votre productivité. Soyons honnête, il est difficile de lutter contre les causes de ce problème. Même si vous demandez à recevoir moins d’emails, cela ne fonctionne pas. Et éduquer chaque personne avec qui vous travaillez revient à un travail de titan. Alors il vous faut combattre les conséquences : baisse de productivité, sentiment d’être débordé en permanence, …

Je vais vous donner une technique trop peu utilisée qui m’a aidé au quotidien dans ma productivité : les règles automatiques et filtres des emails. Pourquoi et comment la mise en place de filtres et de règles automatiques va vous aider. C’est ce que nous allons voir.

Pourquoi organiser automatiquement ses emails ?

C’est une tâche à laquelle vous devriez consacrer le plus de temps dans les premières semaines lors d’une prise de poste (ou bien si vous ne l’avez jamais fait jusqu’ici). C’est le fameux adage : perdre du temps pour en gagner. Pourquoi cette technique fonctionne à merveille ?

  • Ce n’est plus le facteur temps (date et heure auxquelles je reçois l’email) qui dicte votre traitement des emails.
  • Ce n’est plus le facteur urgence ou pression des expéditeurs qui dictent votre traitement des emails.

En organisant automatiquement vos emails, c’est les priorités que vous vous êtes assignées qui dictent votre traitement des emails.

Les managers que j’observe traitent leurs emails de manière chronologique. Et pour gagner du temps ils font un screening de leur boîte pour essayer de repérer les mails les plus importants. Cela fonctionne bien si votre boîte mail a moins de 30 mails. Au-delà, il devient compliqué d’appliquer efficacement cette méthode. Trop d’informations, trop de messages, le cerveau ne sait plus faire la part. On finit par oublier les emails auxquels on doit répondre ou ceux qui demandent une action de notre part. Ces derniers sont perdus dans le flot incessant des emails que nous recevons.

Votre boîte email n’est pas une to do liste.

Il est difficile de combattre la profusion d’emails que vous recevez. En filtrant automatiquement vos mails, ce n’est plus le hasard qui décide quel mail vous allez lire mais votre système de productivité.

Est-ce que tous les emails ont la même importance ? L’objectif d’automatiser le tri des emails est justement de faire passer les emails les plus importants en priorité. Et de mettre de côté les emails qui n’ont pas d’importance. Rappelez-vous, votre cerveau a une endurance pour chaque journée. (voir plus d’info sur la fatigue décisionnelle). Plus vous le sollicitez avec des questions, moins il sera en mesure de répondre. Donc, ne perdez pas de temps et d’énergie à classer vos emails ou à vous poser la question de vos priorités. Définissez les. Puis, mettez en oeuvre des règles automatiques afin de délivrer votre cerveau de cette tâche et de vous concentrer sur ce qui est important.

Seul vous connaissez votre activité et vos priorités. Il n’y a pas de règle. Il n’existe pas de règles magiques. La seule règle est qu’avant de déterminer des filtres pour faire le tri de vos emails, vous devez déterminer quelles sont vos priorités. Et si vous n’avez pas de priorité, alors il faut vous poser quelques questions. Nous reviendrons plus tard sur cette question dans d’autres articles.

Aujourd’hui, toute la littérature sur la productivité au travail repose souvent sur des personnes qui ont des activités de tâche de fond. C’est à dire de penser, de réfléchir et d’écrire. Bien évidemment, dans leurs cas, le conseil fréquent de ne lire ses emails que quelques fois par jour a du sens. Par contre, dans le cas de quelqu’un qui a une fonction commerciale ou de relation client et pour qui la notion de réactivité est importante, c’est un conseil beaucoup moins avisé. Là encore, tout dépend de votre activité.

Filtrer ses emails, c’est la première pierre angulaire à son système de productivité

L’objectif dans la mise en place de règles automatiques des emails est de faire passer vos priorités business en premier. De les sortir du flot des demandes incessantes et quotidiennes. Pour les traiter en priorité. Mettre en place des filtres automatiques de vos emails pour juste trier vos emails dans 80 dossiers n’a aucun sens. Vous devez réfléchir à un système de productivité qui vous permettra de mieux concentrer sur les tâches les plus importantes.

Un exemple : Vous recevez des emails automatiques pour des questions de comptabilité. En soi, il n’y a rien d’urgent qui ne peut attendre quelques heures/jours. Plutôt que de les traiter au fil de l’eau, mettez en place une règle auto qui renvoie tous ses emails dans un filtre (et les sort de votre boîte de réception). Ensuite, lorsque c’est votre moment de la journée, de la semaine ou du mois, vous n’avez plus qu’à traiter vos emails à la chaîne. Vous gagnez en temps car :

  • Pas de perte de temps dans la lecture des emails
  • Pas de perte de temps dans les aller-retours dans les logiciels et autres produits SaaS. Vous faites une activité à la fois.
  • Pas de déconcentration dans des tâches plus importantes et que vous pouvez renvoyer cette activité à plus tard dans des moments où vous avez besoin d’une concentration moindre.
  • Vous pouvez organiser votre action dans des moments où vous êtes disponible et vous avez l’énergie qui correspond (frais et dispo, plutôt le matin, pour des activités à forte valeur ajoutée — fatigué et moins créatif, souvent l’après-midi, pour des activités qui demandent peu de valeur ajoutée).

Une stratégie de productivité d’email a pour but de mettre en place des systèmes pour ne plus subir les contraintes extérieures et se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.

Vous l’avez compris, avant de classer ses emails, pour que cela soit efficace, il est préférable d’avoir bien réfléchi à l’organisation de sa journée et de ses priorités. Si vous ne le faites pas, vous allez simplement étaler le désordre de votre boîte email dans de nombreux dossier de mails électroniques. Ce qui sera encore pire.

Comment bien classer automatiquement ses mails ?

Attention, votre classement automatique doit prendre en compte votre système de productivité. Si l’objectif est de classer les emails pour les classer, vous aurez une boîte avec de nombreux dossiers dans lesquels vous ne retrouverez plus rien.

Aujourd’hui, il y a différents types de mails :

  • Les mails automatiques : newsletter, reporting, …
  • Les mails non automatiques : mails internes et externes (clients, prospects, …)

Posez-vous la question, est-ce que ces mails ont la même importance ? Peut-être au sein de ces catégories, existe-t-il des sous catégories ? Et ce n’est pas qu’une question de hiérarchie. Peut-être que les mails de l’assistante administrative pour faire valider les derniers contrats sont plus importants que les mails de votre boss qui vous demandent du reporting ?

Mieux gérer ses emails, c’est être plus zen au quotidien

Comment gérer les mails envoyés automatiques ?

Avant de mettre en place votre 1er filtre, je vous encourage à réfléchir quelques instants à vos grandes tâches récurrentes. Voici quelques questions qui vous aideront à réfléchir et à mettre en place des filtres automatiques pour mieux trier vos emails :

  • Quels emails reçus en automatique ne sont pas nécessaires du tout ? (auquel cas, peut-être faut-il se désabonner ou arrêter la réception de ces emails). Lorsque que pour des raisons ou d’autres, il n’est pas possible de résilier son abonnement ou de faire cesser l’envoi de mails automatiques), je mets en place des filtres pour les envoyer directement dans la corbeille ou je les classe automatiquement dans un filtre en lu)
  • Quels emails reçus ne nécessitent pas d’actions de ma part mais sont pour information ? Dans cette catégorie, lesquels sont vitales à mon activité et lesquels sont moins importants ? Je vous conseille de les classer dans un dossier et de les lire plus tard.
  • Quels emails reçus nécessitent une action de ma part ? Comme précédemment, quel est le degré d’urgence ? Vital (par exemple : chiffre d’affaires ou clients à la clé) ou secondaire (par exemple : envoyer des factures) ? Je vous conseille de séparer en fonction du degré d’urgence. La validation des devis ou l’envoi des factures peuvent s’avérer urgent tandis que de gérer certaines tâches administratives peuvent se faire une fois par semaine.

Comment les classer ? C’est simple, en fonction de conditions définies, votre boite mail applique une règle automatique qui peut être très spécifique. Vous devez juste repérer des éléments particuliers dans les emails. Souvent les emails automatiques, étant des modèles, sont assez simples pour repérer des éléments caractéristiques récurrents.

En voici :

  • Email venant ou vers une personne ou une société précise. Par exemple cela peut être michel@une-societe-fictive.fr ou vers tous les emails @une-societe-fictive.fr
  • Email avec un objet spécifique. Souvent les mails automatiques contiennent des objets avec des variables

En combinant ces deux éléments, il devient très simple de classer systématiquement les emails automatiques.

Comment filtrer les mails envoyés par des personnes ?

Si pour la partie des emails automatisés, c’est relativement simple, cela devient plus compliqué pour les emails envoyés par des humains. Cela dépend de nombreux paramètres : Avez-vous beaucoup de clients très différents ? Recevez-vous beaucoup d’emails de personnes que vous ne connaissez pas ?

A titre personnel, je recommande de trier automatiquement les emails des clients que vous connaissez et qui sont déjà signés. Après en fonction du volume que vous recevez, vous pouvez faire le tri soit dans un seul dossier pour tout le monde ou bien un dossier par client. Mon métier de consultant fait que je reçois des emails d’un nombre de personnes relativement limité donc je peux faire un dossier par client. Ce que je peux vous dire, c’est qu’au delà de 10 dossiers, cela devient compliqué à gérer.

Ne transformez pas votre boîte email en un sapin de Noël avec des tas de dossiers, vous arriverez au résultat contraire.

Là encore, la technique de classer en prenant les adresses email d’envoi (@une-societe-fictive.fr) fonctionne bien. Si vous travaillez avec de grands groupes qui peuvent démultiplier le nombre d’interlocuteurs, il est simple d’utiliser cette technique. Vous classez toutes les personnes d’un même client en même temps.

Une autre astuce est aussi de classer les emails par degré d’importance ou de chiffre d’affaires. Comme pour beaucoup, une petite partie de vos clients peut représenter une part importante de vos revenus. Classez les dans le même dossier (ou dans des dossiers distincts en fonction du nombre). Et vous pouvez classer les autres dans un dossier de moindre importance.

Vous l’aurez compris, le plus important est de réfléchir à classer vos clients en fonction de votre degré d’importance.

Quelques conseils pour bien filtrer et trier ses emails

Voici une dernière série de conseils pratiques pour éviter les erreurs que j’ai pu commettre :

  • Trop de libellés tuent le libellé : Ne mettez pas en place trop de libellés. Essayez de regrouper les libellés par grands groupes, cela vous aidera à y voir plus clair. Si vous devez commencer à scroller pour voir vos libellés, c’est mauvais signe.
  • Faites une boîte email “en copie cc” : Bien souvent lorsque vos interlocuteurs vous écrivent et vous ne mettent pas en destinataire principal, c’est pour information. Cela veut dire que vous n’avez pas d’actions à faire rapidement dessus. Je vous recommande de mettre en place ce que j’appelle la “boîte de réception cc”. Mettez en place un filtre, tous les emails où vous êtes en copie vont directement dans cette boîte email. Attention néanmoins à ne pas laisser cette boîte email enfler avec le temps.
  • Le plus possible, je vous encourage à regrouper les emails par grande catégorie. Cela a plusieurs effets vertueux. Cela vous oblige à bien réfléchir à votre organisation et à vos priorités. Cela vous permet de fait de mieux compartimenter vos journées entre vos différentes tâches.

Quelques conseils supplémentaires pour bien trier ses emails sur Gmail ou G suite ?

Pour tous ceux qui utilisent les emails sur G Suite ou Gmail, voici quelques conseils supplémentaires :

  • Utilisez la fonction “Affichez si non lus”. Aller dans Paramètres (petite roue crantée en haut à droite) > Libellés. Vous verrez la liste de vos libellés, vous pouvez choisir de ne pas afficher vos libellés s’ils ne contiennent pas de mails non lus. L’objectif d’un système de productivité est de limiter la quantité d’information à l’écran. Avec ce petit conseil, vous allez réduire votre boîte mail à peu de choses.
  • Utilisez la fonction redirection automatique. Sur Gmail (je suis à peu prêt certain que cela est possible sur d’autres boîtes mails comme Office ou Apple Mail), il est possible de rerouter des emails en fonction de règles automatiques. Si vous recevez beaucoup d’emails, soit à titre individuel, soit pour des alias, vous pouvez rediriger ces emails vers des solutions de ticketing pour mettre en oeuvre une gestion collective des emails. A ce titre, des outils comme Asana ou Freshdesk peuvent vous aider à mieux gérer collectivement ces emails.
  • Utilisez la fonction “Mettre en attente”. Ce n’est pas un filtre ou une règle automatique. Mais cela est très pratique. Par exemple, pour les réservations de billets d’avions ou d’hôtels, mettez l’email en attente jusqu’au jour J (voir quelques heures avant). De même, l’email pour info de votre client pour une réunion qui a lieu dans deux semaines, vous pouvez le mettre en attente jusqu’à quelques jours avant le meeting.

Comment faire des filtres et des règles automatiques avec Gmail, Outlook, Apple Mail ou Yahoo ?

Voici une série de liens qui devraient vous aider à trouver des tutos officiels pour mettre en place ces règles automatiques.

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