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Productivité

Comment bien gérer sa boîte d’emails ?

Bien gérer sa boîte email est pré-requis pour tout manager qui souhaite améliorer sa productivité. Voyons quelques solutions pour s’améliorer.

Vous croulez sous les mails ? Vous y passez plusieurs heures par semaine ? Vous êtes satisfait quand vous videz votre boîte aux lettres ? Mais quelques jours plus tard, elle est de nouveau pleine ?

Soyez rassuré, vous êtes très nombreux dans ce cas !

Selon plusieurs études, on reçoit quotidiennement entre 72 et 100 emails. Bon nombre de manager y consacrent plusieurs heures par jour. Il en résulte un phénomène de multitâche qui peut nuire à la productivité. Et de manière plus grave, conduire à des problèmes de santé et des risques réels de burnout.

Les emails sont un des premiers facteurs d’infobésité. Il est important de le combattre en entreprise pour plusieurs raisons :

  • Aucune formation. Il n’y a pas de formations pour aider les personnes en entreprise à gérer le flux d’information. C’est souvent l’absence de formation qui conduit à cette situation. Nous subissons ce flux et nous le générons.
  • Aucun outil adapté. La boîte aux emails des managers sert à de multiples fonctions. Sauf qu’elle a été conçue pour recevoir et envoyer des messages. C’est tout. Ce n’est pas un outil pour les fonctions d’archivage, d’écriture, de gestion des priorités, …
  • Aucune méthodologie. N’ayant pas de process de traitement de l’information, nous sommes vite dépassés.

Un email peut en cacher un autre

Je vous propose déjà de casser quelques mythes au sujet de l’email :

  1. Votre boîte email n’est pas une to do list. Nombreux sont ceux qui s’en servent de cette manière et c’est une erreur. Excel est fait pour faire des tableaux financiers. Powerpoint pour des présentations. Essayez de faire une présentation avec Excel et vous pourrez apprécier le résultat. Votre boîte email est fait pour envoyer et recevoir des messages. Pas pour vous organiser.
  2. Envoyer des emails, ce n’est pas travailler. 90% des réunions existent pour se donner une bonne conscience d’avoir travaillé. Envoyer 100 mails par jour, c’est pareil (sauf quelques métiers : relation client, coordination, …). Votre travail est de produire de la valeur ajoutée pour l’entreprise. Pas de transmettre de l’information. Si votre journée est composée à 50% d’emails alors vous ne faites rien de vos journées.
  3. Les personnes qui répondent vite ne sont pas efficaces. (sauf cas cités précédemment). Si vous répondez en temps réel ou en quelques minutes, c’est que vous passez votre journée sur vos emails. Ou bien, vous êtes en mode multitâche comme nous l’avons vu dans ce précédent article. La qualité de votre travail doit s’en ressentir de manière importante.
  4. Arrêter d’archiver vos mails par dossier car (sauf quelques cas de profession spécifique type juridique) :
  5. Personne n’ouvrira vos archives (vous y compris). En dix ans de travail, je ne suis jamais revenu sur mes archives
  6. Il y a des moteurs de recherche très bien fait pour cela.
  7. Personnellement, j’ai deux dossiers. Un dossier global « Archive” avec des sous dossiers par année. Un dossier « A Faire”

Ne confondez pas gestion et production

Le jour où vous avez été engagé, vous avez dû signer un contrat de travail. Dans ce contrat, il y avait une description de votre poste. Pour accomplir cette tâche, vous avez des interactions en interne comme en externe. En interne avec vos collègues. En externe avec vos clients, partenaires, …

Pour gérer ces interactions, le canal email est un moyen de communication privilégié. Seulement, beaucoup de personnes confondent la gestion de l’information et la production :

  • La gestion d’emails consiste à lire vos emails, faire le tri et les classer. Pour faire une analogie. Vous recevez votre livraison de course. Vous rangez les différents aliments dans les endroits respectifs où ils sont supposés être.
  • La production, c’est faire le travail pour lesquel vous avez été embauché. Par exemple, écrire une proposition commerciale à un client, produire une note d’information, une présentation, …. Pour continuer avec notre exemple, vous ne cuisinez qu’une fois les aliments rangés. Vous ne laissez pas vos courses empilées dans un coin en attendant de les prendre pour cuisiner.

C’est la même chose pour vos emails. Vous devez apprendre à :

  • Canaliser l’information
  • La trier pour la rendre exploitable (et ce de manière efficiente)
  • Organiser votre travail pour traiter ce qui important et urgent

Mes conseils pour bien gérer votre boîte email

Aujourd’hui, je suis un fervent pratiquant de l’inbox zéro. Qu’est-ce que l’inbox zéro ? C’est la méthode qui consiste à fermer votre boite email en ayant une boite de réception vide.

Dans mon précédent job, je recevais plus de 100 emails et près de 300 emails automatiques par jour. Avec la méthode que je vous expose plus bas, je ne dépassais pas les 30 minutes de gestion d’emails par jour :

Etape 1 : Vous avez plus de 1 000 emails dans votre boîte mail ?

  • Classez tous les emails vieux de plus d’un mois dans votre dossier « Classé ». Les personnes qui auront vraiment besoin d’une réponse sauront vous relancer. Pensez quand même à ne pas classer les emails de son boss ou de votre direction générale.
  • Concentrez vous sur les emails reçus les trois derniers jours avec la méthode qui va suivre. Si vous n’arrivez pas à rattraper votre retard, classez au fur et à mesure les emails vieux de plus d’un mois.

Etape 2 : Comment réduire son flux d’emails

  • Faites des règles de redirection pour vos messages automatiques (chiffres de vente, newsletter, …)
  • Désinscrivez-vous des newsletters inutiles que vous ne lisez pas ou des notifications (linkedin, …)
  • Demandez à vos équipes de ne jamais vous copier “pour information”. C’est une règle simple : C’est leur travail de vous informer. Pas le vôtre de trier les messages. Je vous déconseille de rediriger automatiquement les emails où vous êtes en copie. Vous allez vous créer une deuxième inbox et donc décupler l’effet d’infobésité.
  • Ayez des créneaux définis pour faire la gestion de vos emails et fermez votre boîte email le reste du temps.
  • L’infobésité génère des emails de relance. Quand vous ne pouvez répondre tout de suite, prévenez avec une date de retour. Par exemple, je reviendrai sous 48 heures, la semaine prochaine, …. Ne pas avoir de relance est une bonne manière d’avoir moins d’emails.

Etape 3 : Bien commencer la gestion de ses emails

  • Voici la méthode que j’utilise pour la gestion de mes emails. J’utilise la méthode FRAT :
  1. F pour File : classez le
  2. R pour Refer : faites le suivre
  3. A pour Act : faites une action
  4. T pour Trash : jetez le
  • Commencez par les lettres F & T. Occupez vous des emails que vous devez classer ou jeter à la corbeille. Si vous devez faire une action (répondre ou faire suivre), passez au suivant.
  1. Une autre méthode peut consister à poser un tag sur vos emails pour vous faciliter la gestion. Par exemple, bleu pour à faire suivre, rouge pour action, … Personnellement, je n’y arrive pas.
  2. Mais vous pouvez essayer. On cite souvent Davide Allen et son livre “Get the things done” avec sa fameuse règle des 2 minutes. Si sur le papier elle est terriblemet efficace, je suis un peu dubitatif. Je trouve que c’est difficile de juger du temps de travail nécessaire avant de se lancer dans une action. Ce pourquoi, je fais systématiquement les deux premières actions de classement et de corbeille.
  • Continuez avec la lettre R. Occupez-vous ensuite des emails que vous devez faire suivre ou avec une réponse rapide.
  • Finissez avec la lettre A. Il ne vous reste que les emails sur lesquels vous avez des actions « compliquées » à faire. C’est à vous de trouver l’organisation qui vous convient. Soit vous utilisez une to do list. Soit, vous les classez dans un dossier « A faire ». Personnellement, je fais un combo dossier « A faire » avec une to do list qui me rappelle ce que je dois faire.
  • Votre boite d’email doit être vide à la fin de la session.

La méthode de l’inbox zéro est simple. Mais elle requiert un peu de pratique donc ne soyez pas surpris si vous ne y arrivez pas de suite. Néanmoins, ne lâchez jamais l’objectif. Inbox = zéro.

Etape 4 : Bien commencer la production d’email

Un autre générateur d’emails sont les chaînes d’emails où il manque toujours une information. En adoptant cette méthode, vous allez gagner en efficacité. Mes emails sont toujours structurés en trois parties.

  • Contexte — J’expose dans quel cadre (Entreprise, client, projet, …) j’écris cet email. Cela permet à l’interlocuteur de tout bien cerner.
  • Situation — J’expose la situation ou le problème qui me pousse à écrire cet email.
  • Objectif — J’expose la finalité de cet email. Je dois donner une information, j’ai une question …
  • Bonus — Quand cela est pertinent, je vous encourage :
  1. A donner des pistes de solutions (amélioration de votre personal branding en interne garanti)
  2. Des propositions de date de RDV, des deadlines, …
  3. A poser des questions concrètes. Et surtout pas : « On fait quoi ? Tu en penses quoi ? Quelle est la stratégie ? »

Pour avoir réussi à appliquer cette règle, je peux vous garantir que :

  • Vous allez améliorer la qualité de votre travail.
  • Vous allez améliorer votre productivité.
  • Vous allez améliorer votre gestion du temps et votre organisation.
  • Vous allez répondre plus vite aux emails.

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