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Productivité

Les 4 conseils Inbox Zero à appliquer pour booster votre carrière

Comment avoir plus de temps pour ce qui est important ? En appliquant des méthodes de productivité comme l’Inbox Zero

Fréquemment, les managers que j’accompagne, me font cette remarque : le manque de temps est leur principal frein au quotidien. Ils n’ont pas le temps de se poser pour réfléchir sur le fond de leur mission. De prendre du recul pour avoir une vision de fond. 

Vous aussi qui lisez ces lignes vous avez dû ressentir parfois la pression de ces journées sans fin.

La gestion des emails est devenue au fil du temps la tâche récurrente qui submerge les managers. C’est même devenu un gimmick :

  • En rentrant de congé, les gens s’interrogent sur le nombre d’emails qu’ils vont avoir dans leur boîte email (ou se font interroger par les collègues sur ce point, comme si le nombre de mails était représentatif de la charge de travail ou d’une forme d’importance).
  • Les journées des managers commencent souvent par “checker ses mails”
  • De nombreux managers ont du mal à déconnecter pendant les vacances et à ne pas regarder leurs emails (et réussir à le faire est considéré comme un exploit par certain).

Avoir une bonne méthode de gestion d’emails est une soft skill que vous devez absolument maîtriser. Il n’y a pas une journée sans qu’une start-up ne lance un produit qui doit “régler le problème” de la gestion des emails. De nombreux outils sont venus en surcouche pour résoudre cette difficulté du quotidien. Comme par exemple, les outils de messagerie instantanée comme Slack ou Teams. A titre personnel, j’émets un sérieux doute sur le fait que les outils de messagerie instantanée soient la solution miracle annoncée. Mais c’est un autre débat. Je pense que la solution n’est pas logicielle mais organisationnelle.

Je vous passe ici les détails des études et autres chiffres du temps consacré par les managers dans la bonne gestion de leur boîte mail (si vous lisez souvent mes articles, vous connaissez mon goût peu prononcé pour ces études qui sont souvent à la service de celui qui les fait ou de celui qui les commandite). Toujours est-il que peu de gens rencontrés dans ma carrière n’ont pas partagé ce constat : Se servir efficacement de sa messagerie email constitue un grand outil pour votre carrière. Une méthode populaire s’appelle la Inbox Zero.

  • Pourquoi la méthode de l’Inbox Zero peut être d’une grande aide dans la conduite de votre carrière ?
  • Quels sont les 4 bonnes pratiques à suivre pour mettre en oeuvre l’Inbox Zero ?
  • Comment aller plus loin dans une gestion efficace de vos mails ?

Qu’est-ce que l’Inbox Zero et pourquoi est-ce bénéfique pour votre carrière ?

Quelle est la définition de l’Inbox zéro ?

L’inbox zero est une technique de gestion de vos emails qui vous permet d’éteindre votre ordinateur avec une boite email avec zéro emails. En effet, quoi de plus stressant que d’ouvrir sa boîte email et de découvrir 20, 100, 500 messages non lus. Avec zéro email dans votre inbox mail, vous êtes sûr de réduire ce stress et de ne manquer aucun message important.

Les grands malentendus autour de l’Inbox Zero

Les personnes qui mettent en place ces techniques confessent avoir du mal à maintenir le rythme de l’Inbox Zero. En effet, avoir sa boîte aux lettres emails vide chaque soir peut représenter un certain challenge surtout pour des personnes qui reçoivent 100 ou 200 emails par jour. Pourtant, c’est passer à côté de l’objectif premier de cette technique de productivité. Être à zéro emails tous les soirs ne constitue pas l’objectif en soi. L’objectif, c’est de ne plus subir ses emails. C’est mettre en place un système de gestion des flux entrants afin de ne plus se concentrer sur l’urgent mais sur l’important.

Avoir sa boîte aux lettres à zéro ne consiste pas à avoir traité tous ses emails. Cela consiste à avoir fait le tri entre les demandes urgentes, les demandes inutiles ou peu importantes et fait le tri dans les emails informatifs. Nous le verrons plus tard dans les conseils à mettre en oeuvre mais une boîte aux lettres à zéro est une juste de méthode tri et non de gestion.

Bien gérer sa boîte email est une étape essentielle pour obtenir des promotions

L’email constitue une des tâches les plus chronophages dans le quotidien des managers. Et ce quel que soit la société. Pourtant, les emails ne sont pas votre travail. Je n’ai jamais vu de contrat de travail dont l’email constituait une tâche décrite comme étant vitale de votre mission. La communication l’est probablement (avec vos clients, vos collègues, vos prestataires). L’email est un canal de communication. Ce n’est qu’un moyen et non une fin.

Vérifiez votre contrat. Il n’est écrit nul part que vous devez écrire et répondre à des mails toute la journée (sauf quelques fonctions spécifiques). Vous n’êtes pas employé pour lire ou écrire des emails mais pour accomplir une tâche. Commencez votre journée par cette tâche, c’est ne pas se concentrer sur l’essentiel. Se concentrer sur vos emails, cela revient à gérer l’urgent (la personne qui m’écrit) par rapport à l’important (le dossier qui correspond à mes objectifs). Il existe une matrice Eisenhower qui vous donne des pistes de réflexion sur ce sujet. J’y reviendrai dans un prochain article. 

Bien gérer sa boîte email est une tâche essentielle pour se concentrer sur l’important). En gagnant en productivité, vous allez être plus efficace, passerez moins de temps et surtout, vous n’allez plus être contraint par l’agenda d’autrui (demande reçue et perçue comme urgente) mais vous vous focalisez sur vos objectifs.

Être plus productif, c’est la garantie d’atteindre vos objectifs et d’avoir du succès. C’est avoir plus de temps libre pour se projeter en avant et se poser les bonnes questions. C’est se préparer aux grands moments de votre carrière.

Quelles sont les 4 techniques de l’Inbox Zero à mettre en oeuvre ?

Rentrons dans le vif du sujet. Comment mettre en place l’Inbox Zero.

1 : se donner des créneaux fixes de consultation des emails

Les managers qui gardent leur boites emails ouvertes en permanence commettent une grosse erreur. De la même manière, garder plusieurs onglets ou autres logiciels ouverts lorsque vous travaillez est une erreur. Cela encourage le multi tâche et c’est très dommageable. Fixez des créneaux horaires fixes de consultant et de gestion de vos emails. De préférence à des moments de faible productivité pour vous. Personnellement, j’ai deux créneaux : à partir de 11h30 jusqu’à 12h30 (après une grosse matinée de deepwork) puis après 17h (après mes réunions et autres échanges prévues avec des interlocuteurs).

Ne calquez pas mes routines. Vous devez faire ce qui vous correspond. Je suis du matin. C’est à ce moment que je suis au top de ma forme. Une personne avec qui j’échangeais, me confessait que c’était exactement l’inverse pour elle. Dans ce cas, positionnez vos moments de deepwork plus tard dans la journée.

2 : votre inbox n’est pas une to do liste

Souvent je rencontre des personnes qui gardent des messages en non lus pour qu’elles puissent le traiter plus tard. C’est une erreur. Votre inbox n’est pas une to do liste. 

Votre boîte aux lettres est un endroit de passage. Nous allons le voir juste après avec les techniques de gestion. Utilisez Excel pour construire des tableurs (et non des tableaux), utilisez Word pour écrire des textes, utilisez votre boite aux lettres pour recevoir et envoyer des messages. C’est tout. Utilisez les outils pour leurs fonctions. Si vous commencez à gérer votre inbox pour autre chose que du tri, alors vous n’avez aucune chance d’y arriver.

Imaginez votre boîte de réception comme une entrée de restaurant. Les gens attendent pour être placé. 

3 : le protocole FRAT pour trier vos emails

J’ai appris cette méthode tri il y a plus de 20 ans et elle est toujours d’actualité. Que veut dire cet acronyme :

  • F : File it. Vous recevez un email pour information et dont le contenu ne nécessite pas une lecture approfondie, archivez le.
  • R : Refer to it. Vous recevez un email qui nécessite d’être transféré, faite le.
  • A : Act on it. Un email nécessite une réponse importante dont la composition peut prendre du temps, inscrivez le sur votre to do liste (pour rappel, le moment de consultation de votre inbox n’est pas un moment d’action).
  • T : Trash it. Un email est inutile ou vous n’avez pas besoin de le conserver, effacez le

4 : ne confondez pas gestion et action

Je reçois régulièrement cette remarque : certaines missives requièrent du temps et de l’énergie pour faire une bonne réponse (ex : email d’un client pas satisfait, votre boss qui vous pose des questions sur un projet stratégique, …). Il y a une différence entre écrire un email et gérer ses emails. Le créneau que vous consacrez à vos mails n’est pas un moment d’action. C’est un moment de classification (confère mon exemple de restaurant).

C’est à dire que vous allez ordonner les mails de manière à les classer entre ce qui est important et urgent. Les emails qui nécessitent de composer une réponse longue et complexe pourront être fait pendant vos séances de deepwork. 

Imaginez la séance de gestion des emails comme un sas dans lequel vous avez plusieurs personnes qui attendent. Les réponses simples et rapides vont être traités immédiatement. Les réponses longues seront renvoyés en salle d’attente pour être vues par vous ultérieurement (en fonction de leur degré de gravité).

En dehors de ces horaires, fermez votre logiciel de gestion de mails et ne l’ouvrez pas. 

Comment être plus efficace dans sa gestion des mails et l’Inbox Zero ?

Comme nous l’avons vu, l’Inbox Zero est une méthode. Je vous propose quelques conseils supplémentaires afin de vous aider à gagner en productivité. Plus vous serez productif, plus vous aurez du temps à vous consacrez à des tâches à fortes valeurs ajoutées. 

Petit rappel nécessaire à ce malentendu : être plus productif ne veut pas dire travailler plus, c’est travailler mieux. C’est de ne plus subir les contraintes et difficultés pour se concentrer sur l’essentiel. Sur ce qui vous fait envie. 

Quelques astuces pour améliorer sa gestion des emails

  • Envoyer moins de mails. Je constate qu’en entreprise, le mail est devenu parfois le premier système de communication. Devant la parole écrite. Prenez le temps de vous déplacer, d’aller voir les personnes en directe. Parfois une bonne discussion vaut 100 emails. Moins vous envoyez d’emails, moins vous en recevrez.
  • Ecrire un email efficace vous permettra de gagner en efficience. Un email complet vous permet de recevoir moins de réponses.
  • Au-delà de 3 échanges, déplacez-vous. Une bonne réunion ou un call vaut mieux que de longs échanges par emails. L’écrit peut parfois provoquer des échanges en retour. En écrivant moins, vous en recevez moins.
  • Commencez votre journée par les choses importantes. Est-ce que les emails sont votre priorité ? Répondre à un client critique ou sur un projet important, oui. Gérer ses emails, non. Faites passer l’important avant l’urgent.
  • Mettre en place des filtres emails est un gain considérable de temps, je vous encourage vivement à le faire. 
  • Utilisez les options de mise en attente. Popularisez par des outils comme Spark ou Inbox de Gmail, mettre en attente un email est aussi une bonne façon de gérer la temporalité des réponses. Notamment sur les sujets ou les personnes vous promettent de réponses plus tard.
  • Couper les notifications et éteignez votre logiciel de messagerie en dehors des heures de gestion de vos mails.
  • Interdisez les CC pour vous et pour les autres. Lorsque j’étais manager d’une équipe de nombreux consultants, je leur interdisais de me me mettre en copie de leur mail. Leur travail est de me communiquer ou de valider les décisions, non de me faire suivre toutes les informations. 

L’Inbox Zero n’est qu’une méthode

Linkedin est un outil d’aide à la création de réseaux et de networking. Mais ce n’est qu’un outil. L’inbox Zero n’est qu’une méthode. Vous devez l’appliquer en fonction de votre gré. Ne cherchez pas à calquer les principes des autres. Vous devez prendre conscience que les meilleures méthodes, sont celles que vous allez développer. 

Mais une méthode ne doit être qu’au service de votre objectif. Sachez vous fixer l’objectif supérieur que vous souhaitez atteindre. La méthode Inbox Zero n’a pour but que de vous aider à faire le tri entre les différentes demandes, d’améliorer votre productivité et de prioriser vos objectifs et ce qui est important pour les atteindre.