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Productivité

Pourquoi le multi tâche nuit à votre productivité ?

Le plus grand ennemi de votre productivité, c’est de vouloir trop en faire en même temps : le multi tâche. Voyons comment résoudre ce problème.

Notre environnement est multitâche

La course à la productivité nous pousse à faire de multiples choses en même temps. Au bureau comme à la maison. On répond au téléphone, aux sms, on assiste à des réunions tout en faisant nos emails. Je n’ai pas assisté à une réunion depuis longtemps où :

  • personne n’est venu avec son ordinateur
  • et s’est contenté d’écouter la présentation.

Telle l’homme de vitruve, nous sommes persuadés collectivement que toute personne qui travaille bien est capable de faire plusieurs choses en même temps. Malheureusement, cela est une fausse idée.

Le multitâche est une invention qui vient de l’informatique si l’on en croît wikipedia. Le multitâche de l’iPhone est considéré comme une évolution majeure pour ce smartphone. L’être humain est multitâche. Pendant cette lecture, de nombreux organes sont en fonctionnement dans votre corps.

L’image du « Manager » est glorifié car il a la capacité de résoudre tous les problèmes. Nous sommes très souvent en multitâche, sujet à de nombreuses distractions:

  • Plusieurs fenêtres sont ouvertes sur notre navigateur internet
  • Certains ont deux écrans d’ordinateurs avec plusieurs messageries ouvertes
  • Notre téléphone portable est toujours à portée de mains (SMS, App de messaging, Appels, …)
  • Le collaborateur qui vous interpelle à tout bout de champs
  • Et j’en passe de nombreuses autres …

Ces multiples sources de distraction sont la cause d’arrêt dans votre travail pour que :

  • Vous preniez connaissance de la demande qui vient de vous être faite
  • Vous deviez juger si la demande est prioritaire
  • Vous retourniez à votre tâche précédente

Pourquoi le multitâche nuit à votre productivité au bureau ?

Un des feedbacks les plus élogieux de l’Apple Watch fut sans conteste la gestion des notifications. Ce système permet de réduire considérablement notre dépendance à notre smartphone. Dans cet article de Re/code, le journaliste regarde 74 fois par jour son iPhone avec une Apple Watch contre 102 sans Apple Watch. Il est fort probable que cette diminution a permis d’améliorer son attention.

La qualité du travail est en baisse

Combien de mails recevons-nous par semaine avec des informations incomplètes, mal mis en forme, ou sans pièces jointes ? (Je ne parle pas des fautes d’orthographes et des nombreuses erreurs de typo non corrigées).

Il est difficile d’établir un pourcentage. Néanmoins, il suffit de regarder son quotidien pour se rendre compte que de nombreuses personnes ne se concentrent pas assez sur leur travail (et cela probablement du au fait qu’elles sont en train de faire plusieurs choses en même temps).

Notre productivité diminue

Faites le test. Commencez à écrire un article ou faire une présentation et soyez interrompus toutes les 10 minutes. Recommencez mais en étant sûr que vous ne soyez pas interrompus. Comparez le temps de production (sans parler de la qualité).

Certaines études se risquent à donner des chiffres. Nous serions interrompus toutes les 11 minutes et il faudrait 25 minutes pour se concentrer selon une étude relayée ici. On parle ici d’une baisse de productivité de 40%. Je suis dubitatif sur ces chiffres. Je pense que cela dépend beaucoup de certaines activités. Certaines activités requiert de la concentration et d’autres non. Cependant, au-délà de l’aspect chiffré, je crois à cette baisse de productivité.

Essayez néanmoins de lire un livre complexe sur un sujet non maîtrisé et soyez interrompus régulièrement. Vous verrez qu’il ne sera pas évident de maintenir un rythme de lecture de qualité. Il faudra s’y reprendre à plusieurs reprises.

Le Taylorisme maximise les activités d’une personne en supprimant ce qui est inutile. Si on vient à interrompre la chaîne du travail, on limite de facto la production.

Il est plus difficile de s’organiser dans sa journée de travail

Prévoyez un chemin pour vous rendre quelque part. Si vous changez votre parcours constamment (sans avoir la possibilité d’y réfléchir), il est probable que vous mettiez plus de temps à arriver à votre destination.

Il en va de même pour votre journée de travail. Planifiez une journée avec des objectifs clairs et précis. Ajoutez de nombreuses interruptions. Regardez à la fin de la journée si vous avez atteint votre objectif.

Le multitâche aurait des conséquences sur notre physiologie

Là encore, on trouve de nombreuses études sur le sujet. Certaines parlent de perte de mémoire, d’autres parlent de troubles de l’attention, de perte de faculté intellectuelle (ici on évoque une baisse de 10 points de QI). Pour être honnête, je suis un peu perplexe lorsque je regarde ce type d’étude. Cela donne des chiffres assez attrayants pour être relayés dans les médias. Mais des chiffres absolus dans toutes les circonstances, je m’en méfie.

Comment j’ai arrêté de faire plusieurs choses en même temps

Ne laisse pas les événements de ta vie quotidienne t’enchaîner mais ne te soustrait pas à eux. Cette phrase est mon mantra depuis plusieurs années. Elle est encore plus vraie aujourd’hui que j’ai cessé de faire du multitâche.

Arrêter le multitâche m’a personnellement beaucoup apporté. Je suis plus à l’aise dans mon quotidien, plus productif et mieux organisé. Je suis plus disponible (je répond plus vite aux mails ou aux demandes). Pour faire une analogie, la nouvelle limitation de vitesse sur le périphérique parisien a permis d’augmenter la vitesse moyenne et diminué les accidents. (ce sont des chiffres factuels auxquels je crois même si il faut voir leur évolution dans le temps).

Les cas de figure où le multitâche peut fonctionner (en tout cas pour moi)

Le corps humain accomplit de nombreuses actions en même temps. Il y a des cas de figures où le multitâche peut fonctionner (me concernant). C’est souvent l’association de tâches mécaniques et répétitives (on en revient au taylorisme). Même si il est préférable (et extrêmement conseillé de les automatiser), vous pouvez avoir des tâches mécaniques ne nécessitant pas de concentration. Il est possible de faire autre chose en même temps. Seulement (de mon expérience) si cela ne demande pas de réflexion.

Dans mon cas, je devais faire une tâche très répétitive sur un logiciel de gestion de ticketing. En même temps, je pouvais écouter une conversation sur un sujet maîtrisé. Ou suivre une présentation dont je connaissais le contenu. En revanche, je n’ai jamais réussi par exemple à écouter un podcast pro sur un sujet de management (sauf si c’est du blabla insipide) ou à suivre une présentation d’un bon niveau.

Mes conseils pour être plus productif et arrêter le multitâche

  • Je vous conseille de commencer par des petites choses : la théorie des petits pas. Changez au fur et à mesure mais ne le faites pas d’un coup. Si vous changez votre organisation du jour au lendemain, vous risquez de brusquer l’organisation autour de vous et vos habitudes :
    Vous risquez de ne pas réussir le changement. Ne serait-ce de notre propre nature à résister au changement. Les vieilles habitudes ont la vie dure.
  • La société qui vous entoure doit s’adapter à votre organisation. Comme par exemple, que l’on ne puisse pas venir à votre bureau toutes les 30 secondes vous déranger. C’est encore plus vrai si vous managez des équipes.

Voici les éléments qui m’ont permis d’arrêter de faire du multitâche.

1. Je prévois dans ma journée des périodes d’activité (souvent par tranche de 30 minutes à 60 minutes) :

  • Avec un fort besoin de concentration (isolation totale nécessaire). Je vous conseille de trouver une salle de réunion si vous êtes en open space
  • Avec un besoin faible de concentration où vous pouvez être interrompus : mails, veille, …
  • Je garde des plages horaires d’imprévus dans la journée ou de disponibilité pour l’équipe.
  • Je ne déroge jamais à mes créneaux horaires sauf circonstances exceptionnelles

2. Je n’ai jamais qu’une application ouverte sur mon ordinateur. Celle qui concerne la tâche que je dois accomplir.

3. Je n’ai aucune alerte sonore ou visuelle. Je n’ai de boîte emails ouvertes ou de messagerie instantanée ouverte.

4. Je découpe mes tâches par fonction. Je me concentre sur un aspect de ce que j’ai à faire pour compléter mon objectif. Une fois accomplie, je passe à la tâche suivante. J’applique cette méthode à tout (présentation, devis, article, site web, …).

  • Idée/Objectif : Je fais le fil conducteur. Je m’assure de la cohérence du document et du respect des objectifs avec le fil conducteur.
  • Contenu : Je complète le contenu sans le mettre en forme. Je m’assure encore que je suis dans l’objectif.
  • Iconographie : Je recherche les images si besoin. Je m’assure d’avoir les images qui correspondent à mon message (et donc mes objectifs)
  • Forme : Je fais la mise en forme. Je m’assure que la mise en forme soit en cohérence avec le message et mes objectifs.
  • Correction / Contrôle qualité : Je corrige les diverses fautes. Je m’assure que le document réponde bien à mon objectif.

5. J’ai des créneaux dédiés aux mails, aux réseaux sociaux, à la veille, aux tâches récurrentes, …

6. Je pratique la théorie de la Inbox Zéro et je me sers d’outil de productivité comme des to do lists. Je reviendrai sur ces points dans des prochains articles.

Et vous que faites-vous pour ne plus faire de multitâche ?

Crédit photo Pexels