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Le sentiment d’être tout le temps débordé ? Comment s’en sortir ?

Vous passez vos journées à courir après le temps ? Chaque fois que vous levez la tête, vous êtes assailli par les questions et les difficultés ? Vous avez tellement de tâches que vous ne savez plus par laquelle commencer ? Vous n’êtes pas seul. C’est un sentiment qui est malheureusement de plus en plus répandu.

Combien de managers n’ont plus de prise sur leur quotidien ? Combien de personnes peuvent se prévaloir du luxe d’avoir du temps pour la réflexion ? Le temps est aujourd’hui la denrée la plus rare. Elle est rare pour les entreprises car elle coûte chère.

Elle est rare pour les Hommes. C’est une ressource que l’on ne peut pas rattraper. Le temps perdu est définitivement perdu. Alors comment gagner du temps sans perdre de l’efficacité ?

Quand on est débordé, la première chose que l’on élimine, c’est soi même

Pourquoi est-il vital de reprendre le contrôle de son quotidien ? Parce que c’est vous et vos rêves qui en sont les premières victimes. Vous êtes fan de cinéma mais vous n’avez plus le temps d’y aller ? Vous rêvez d’écrire un livre mais vous n’avez pas le temps de vous y consacrer ? Vous voulez développer une compétence ? Combien de personnes aspirent à faire des choses de leur quotidien sans les faire ?

Être débordé dans son quotidien, c’est le contraire d’une baignoire qui est trop remplie. Si vous prenez un bain et que vous faites couler trop d’eau, c’est l’eau qui va s’écouler en premier par le trop plein. C’est le contraire dans le quotidien. Ce n’est pas l’eau qui vous submerge qui va s’écouler. Mais ce sont vos rêves et vos désirs. Il y a cette maxime que j’aime beaucoup. “Ne laisse pas les événements de ta vie quotidienne t’enchaîner mais ne te soustrait jamais à eux.”.

Être débordé, c’est l’assurance de passer à côté des choses importantes. C’est vrai pour tous les aspects de la vie. Et pas que professionnelle.

La réactivité au lieu de l’efficacité

Ce problème tient, selon moi, en un seul problème. On cherche à être réactif alors que nous devrions être efficace. Combien répondent vite à leurs emails sans se préoccuper de savoir si ils ont répondu ou non à la question ?

Internet nous donne accès à des milliers d’informations en quelques clics. Nous attendons désormais le même niveau de rapidité pour tous nos interlocuteurs. Hors répondre vite n’est pas forcément synonyme de répondre bien.

Être débordé, c’est la meilleure façon de prendre les mauvaises décisions. Il y a cette analogie que j’aime bien citer quand je suis avec des personnes que j’accompagne. Le film “Scream” se moque des personnes qui sont pourchassés par des tueurs. Plutôt que de sortir de la maison, elle monte à l’étage espérant échapper au tueur en restant dans la maison. J’avoue que c’est un réflexe du film d’horreur un peu stupide. Les décisions rationnelles nous semblent évidentes, quand nous sommes tranquilles, elles le sont moins en situation de stress. Si j’étais pourchassé par un serial killer, je ne sais pas si je prendrais la bonne décision. Et c’est normal, en état de stress, notre capacité à réfléchir est obscurcie.

Comment être moins débordé ?

Savoir dire non

C’est certainement la chose la plus difficile à faire. Le monde de l’entreprise nous juge sur notre capacité à tout gérer et à tout absorber. En France, on célèbre même les personnes qui passent leurs soirées au bureau. Savoir dire non peut être perçu comme une preuve de non cordialité et de non efficacité. Alors que c’est le contraire.

C’est une preuve de prise de recul et d’intelligence. En effet, dire non pour dire non, cela ne fait pas avancer les choses. Il est vrai que certaines organisations regorgent de personnes spécialistes sur ce sujet. Mais apporter une argumentation construite et réfléchie, c’est une preuve d’intelligence. Signifier que l’on ne voit pas en quoi ce projet est aligné avec la stratégie, c’est intelligent. Chercher à comprendre et à questionner, c’est une bonne attitude.

Je me pose toujours cette question. Est-ce que ce projet est vital à l’entreprise ? Si la réponse est non, alors ne le faites pas. Un projet doit être vital. Il doit être synonyme de réussite pour l’entreprise. Certains me répondront que certains projets ne coûtent pas grand chose. Mais c’est faux. Car tout projet coûte du temps. Car il y a le coût affiché (le temps que vous allez y passer). Et il y a le coût induit (le temps que vous ne consacrerez pas à des projets vitaux. Et donc à de la réflexion sur des projets importants).

Evitez les meetings au maximum

Les réunions sont chronophages. Combien de managers rencontrez-vous au quotidien qui vous annoncent avec fierté “enchaîner les meetings”. “être back to back”. Comme si cela est quelque chose d’admirable. La réunion est le pire moyen de gâcher ses journées. La plupart des réunions pourrait être remplacée. Dans cet article, j’avais déjà approfondi cette question.

Arrêtez le multitâche

Pendant que j’écris cet article, tous mes moyens de communication sont éteints. Je ne garde que mon téléphone portable pour les appels d’urgence. Je ne reçois aucune notification. Je n’ai qu’un onglet à l’écran et je vais consacrer une heure à l’écriture de cet article. J’ai coupé le wifi de mon ordinateur. Une heure pendant laquelle mon esprit sera entièrement consacré à cette tâche.

Pas besoin de m’interrompre ou me reconcentrer car je ne ferai que cette chose. Essayez à votre tour. Ne faites qu’une chose à la fois. Coupez tous les autres programme de votre ordinateur et ne faites qu’une chose à la fois. Vous verrez, vous gagnerez en efficacité. Je vous propose d’aller plus loin dans cet article.

S’isoler pour se concentrer

Je travaille dans un bureau partagé par un assez grand nombre de collaborateurs. Mais il m’est difficile de me concentrer entre les téléphones et les conversations improvisées. Quand je dois me concentrer sur des sujets complexes, je m’installe dans une salle de réunion. Certains arrivent à s’isoler avec de la musique mais personnellement je n’y arrive pas. S’isoler est un bon moyen de se concentrer.

Commencez votre journée tôt (et si possible en décalé)

Vous ne pourrez rien faire contre cela. Les collègues de bureau sont une source de distraction. C’est normal, vous ne pouvez pas vivre comme un ermite dans une entreprise. (Ce serait vraiment dommage de le faire, car l’autre en entreprise est une chance). Vous ne pouvez pas fermer votre porte à tout le monde. Le monde extérieur va filtrer pour vous sortir de votre concentration. Une manière de combattre ce phénomène est de travailler en décalé par rapport à vos collègues.

A titre personnel, j’arrive une à deux heures avant mes collègues de bureau. Je suis seul dans le bureau sans personne pour m’interrompre. Je peux commencer avec l’esprit frais sur des choses compliquées sans être distrait. Être en décalé vous permet de profiter pleinement de ces moments.

Décidez ce que vous allez faire demain

Notre cerveau n’est capable que de prendre un certain nombre de décisions par jour. Au bout d’un moment, on est face à ce qui est théorisé par la fatigue décisionnelle. C’est quoi au juste ? Trop sollicité par des questions, votre cerveau finit par dépenser toute son énergie. Le meilleur exemple est lorsque vous faites faire des travaux chez vous. A force de faire des choix, au bout d’un moment, vous n’êtes plus capable de prendre une décision. Entre deux choses, plus moyen de faire la part des choses entre deux choix. C’est pour cette raison qu’il est plus difficile de se concentrer en fin de journée.

Avez-vous besoin de réfléchir pour prendre le métro ? Pour fermer votre appartement ? Non, car c’est une tâche récurrente. Pour ne pas se fatiguer, votre cerveau passe en mode automatique.

Si vous débutez votre journée par vous questionner sur ce que vous allez faire, cela part mal. Vous consacrez déjà des efforts avant de commencer à bosser. Prenez ces décisions la veille. C’est ce que je fais. Chaque soir, je me fais une to do liste de 4 tâches que j’accomplirai le lendemain matin.

Et commencez par les choses difficiles. Il sera de moins en moins facile de résoudre des problèmes compliqués plus la journée avance. En effet, votre capacité d’analyse va être obscurcie par la fatigue. Alors ne commencez pas votre journée par traiter les mails et les réseaux sociaux. A titre personnel, je suis devenu un fervent utilisateur de l’Inbox Zéro.

J’arrive le matin et 30 secondes plus tard, je commence à travailler. La première tâche est déjà connue. Et j’ai même commencé à y réfléchir depuis la veille et sur le chemin pendant que je conduis sur mon scooter.

Se poser la question de ce que l’on veut vraiment

Se poser la question de ce que l’on veut vraiment, c’est se poser la question du sens des priorités. Que voulons-nous pour nous professionnellement ? Que voulons-nous pour l’entreprise ou le département pour lequel nous travaillons ? C’est ajuster les priorités et mettre en face les moyens qui vont avec. Si votre priorité est de développer le chiffre d’affaires, alors ne faites que des choses qui vont dans ce sens. Si votre objectif est de développer les équipes pour améliorer la productivité, faites tout en ce sens.

De nombreuses personnes ont des atermoiements à décider. Alors oui, décider, c’est renoncer à quelque chose. Nous aspirons tous à avoir le maximum. Sauf que trop de choses tuent cet objectif. N’ayez pas peur de réduire votre champ des possibles. Il vaut mieux faire peu de choses très bien, que trop de choses mal.

Et vous, quels sont vos astuces pour gagner du temps ?

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